آلية كتابة خطاب الغرض من الدراسة

يُعرف خطاب الغرض من الدراسة بالخطاب الرَّسمي، أو بأنه عبارة عن رسالة الدَّافع، أو يطلق عليه مصطلح رسالة تحفيزية، والتي بدورها تتحدَّث عن ماهية نيَّة الطالب فيما سيفعله في زمن المُستقبل في الدراسة للمرحلة الجامعية، وما يليها، وكذلك أنها توضح الهدف الرئيسي من السعي وراء تقديم هذا الخطاب وهو الرَّغبة في العمل على إتمام الدراسة في الخارج، ومن ثم إقناع الجامعة بأن الطالب صاحب خطاب الغرض من الدراسة مُؤهَّل ليتمكن من الالتحاق بها، وأنه ينبغي أن يقوم الطالب بإرسال مُرفقًا بسيرته الذاتية، كما أنها تعتبر عملية كتابة محتوى خطاب الغرض من الدراسة بشكل رائع وصحيح يعتبر أمرًا متعباً وشاقًّا بالنسبة للكثير والعديد من الطلاب، ولتسهيل الأمر على الطالب عند إعداد خطاب الغرض من الدراسة سيتم فيما يلي تبسيط  كيفية صياغة محتوى خطاب الغرض من الدراسة، وذلك لأنه يُعد من أهم وأبرز معايير القبول في مختلف الجامعات بعد معيار المُعدَّلات المطلوبة.

ويعد خطاب الغرض من الدراسة من أهم وأبرز الوثائق التي يمكن أن يحتاجها الطالب وذلك بهدف الحصول على قبول وموافقة من إحدى المؤسسات الأكاديمية في مختلف البلدان، كما أنه قد يكون إعداد خطاب الغرض من الدراسة من أكثر المقالات صعوبة وتعقيداً والتي سيقوم الطالب بكتابتها وإعدادها عند التقديم للحصول على موافقة لطلب الالتحاق بإحدى الجامعات في العديد من البلدان المختلفة، وكما أنه لا حاجة لأن يتمالك الطالب الشعور بالقلق.وذلك لأنه يوجد حل جيد وبسيط لكتابة خطاب الغرض من الدراسة بطريقة ناجحة واحترافية ومثيرة للإعجاب وذلك في حال كان يتمالك الطالب الإحساس بالرغبة بالتميز عن كافة ومجمل مقدمي الطلبات الخاصة بخطاب الغرض من الدراسة.

فلهذا الأمر يجب أن يقوم الطالب بكتابة خطاب الغرض من الدراسة وذلك يكون بشكل يمكن أن يترك أثراً بارزاً وقوياً ويمكن أن يعبر عنه بصورة واضحة جداً، ولكي ينمكن الطالب من كتابة خطاب الغرض من الدراسة بأفضل آلية وصورة ممكنة يمكنه أن يتابع معنا خطوات ومراحل تسلسل وتتابع كتابة محتوى خطاب الغرض من الدراسة وإعداده باحترافية وامتياز ، كما أنه يمكن للطالب أن يؤدي بعض من الخطوات عند كتابة وإعداد خطاب الغرض من الدراسة ليتمكن من كتابة محتوى نصي قوي متماسك.

 أهم ما يجب أن يتضمنه محتوى خطاب الغرض من الدراسة 

يجب أن يشتمل محتوى خطاب الغرض من الدراسة على تعريف الطالب وعرضه لنفسه، وأن يبين الباحث سبب اختياره للجامعة أو الجهة على وجه التخصيص والتحديد، وكذلك التخصص المرغوب والمُراد أن يتم دراسته، وأهم ما تتسم به شخصية الطالب، وكذلك توضيح في خطاب الغرض من الدراسة ماهية الهوايات المفضلة لديه، ومدى قبوله وحبه للتخصص، وكذلك يساعد خطاب الغرض من الدراسة في بيان الفترة العملية وأيضاً الخبرات السابقة بالنسبة للطالب، حال ما إذا كان قد تعين الطالب في وظيفة سابقة، ومن ثم بيان أبرز ما قد قام به في تلك المهمة والوظيفة، وهل كان ذلك الأمر سببًا في تطوير طبيعة العمل، والتقديرات التي قد حاز عليها وقد نالها إن وُجدت.

 خطوات إعداد وكتابة محتوى خطاب الغرض من الدراسة 

تمر عملية كتابة محتوى وتكوين خطاب الغرض من الدراسة بعدد من الخطوات والمراحل التي تساعد الطالب الراغب في الالتحاق بجامعات الخارج أن يكتب محتوى خطاب الغرض من الدراسة باحترافية وبصورة رائعة وتساعد على جذب الأنظار لها، وتكون مراحل إعداد وكتابة خطاب الغرض من الدراسة باحترافية وامتياز كالتالي:

1. يجب أن تتوافر لدى الطالب المعرفة بشكل متميز وجيد جداً لماهية الفرصة التي سيقوم بإتمام عملية التقديم إليها ومن ثم التأكد 100% من أنها الفرصة المناسبة والملائمة بشكل تام وأنها هي عبارة عن الفرصة الأفضل له.
   ومن ثم يكون ذلك الأمر من خلال إتمام الطالب لعملية القراءة عن ماهية التخصص بشكل جيد وبتمعن كبير ومن ثم التعرف على ماهية وطبيعة المقررات الدراسية وكذلك متطلباته وبالإضافة إلى معرفة فرص العمل الخاصة به بعد أن يتم إنهاء مرحلة الدراسة والتخرج وهذه الأمور كلها لازمة وذلك حتى يكون الطالب قادر ومتمكن من معرفة ماهية خطوات كتابة وإعداد خطاب الغرض من الدراسة بالإضافة إلى إعداد نموذج لخطاب الغرض من الدراسة جاهز باللغة الإنجليزية، كما أنه إذ كلما ارتفعت وزادت معرفة الطالب بطبيعة وماهية البرنامج الدراسي وكذلك خواصه، كلما تبين ذللك وظهر في محتوى النص الخاص بخطاب الغرض من الدراسة ليكون كدليل على اهتمام وشغف الطالب ومدى تمسكه وكذلك رغبته الشديدة في الحصول على الموافقة للالتحاق بهذا البرنامج
2. أن يقوم الطالب بتوجيه السؤال لكل من أهله وأصدقائه وكذلك أساتذته عما يمكن أن يميز شخصيته وماهية نقاط قوته وكذلك قدراته وماهية مهاراته وأيضاً إمكانياته وكذلك عن صفاته وسماته الشخصية التي تساعده وتقوده لمواجهة أي تحديات أو صعوبات دراسية يمكن أن يواجهها في المستقبل، بالإضافة إلى ذلك يتوجب على الطالب أن يسأل أساتذته وكذلك معلموه عن ماهية التحديات التي استطاع أن يتجاوزها أثناء إتمامه لمراحل دراسته.

 ما هي أهداف كتابة وتدوين محتوى خطاب الغرض من الدراسة؟ 

تتعدد الأهداف التي يمكن أن يحققها الطالب أو المؤسسة الأكاديمية ذاتها من إعداد محتوى خطاب الغرض من الدراسة، فمن أبرز وأهم أهداف إعداد خطاب الغرض من الدراسة ما يأتي:

1.    يساعد خطاب الغرض من الدراسة في تحقيق وتمكين المسؤولين وذوي الاختصاص في لجنة القبول الخاصة في داخل نظام المؤسسة الأكاديمية والتي تمتلك حق اتخاذ القرار فيما يتعلق بشأن قبول أو رفض الطالب في إطار البرنامج الدراسي الذي يرغب به واختاره.

2.    على الرغم من أن لكل عنصر من العناصر الأخرى المتعلقة بالقبول في المؤسسات الأكاديمية إلا أن خطاب الغرض من الدراسة يحتل مكانة وأهمية دوناً عن العناصر المختلفة الأخرى منح الطالب قرار القبول الأكاديمي، وذلك لأن خطاب الغرض من الدراسة هو العنصر الفريد الذي من خلاله تظهر ماهية شخصية الطالب.

3.    يساعد خطاب الغرض من الدراسة في منح التقييم الأفضل للطلبة المتقدمين للبرامج الأكاديمية من خلال إعداد خطاب الغرض من الدراسة الخاص بكل طالب.

 شروط وأسس كتابة محتوى خطاب الغرض الدراسة 

من الطبيعي أنه في حالة رغبة الطالب في إتمام مرحلة الدراسة في الخارج فإنه يحتاج إلى العديد من مختلف المُستندات الخاصَّة والمتعلقة بتقديم الجامعات ومن ضمن هذه المعايير والروط التي تتحكم في عملية إعداد محتوى خطاب الغرض من الدراسة بصورة صحيحة ما يأتي:

1.    أن يتم كتابة محتوى رسالة تحفيزية أو كتابة خطاب الغرض من الدراسة بطريقة احترافية وصحيحة لتشكل عاملًا مهماً ومُساعدًا في حصول الطالب على قبول في إحدى وبعض الجامعات أو مختلف المؤسسات الأكاديمية المتواجدة في الخارج.

2.    يتوجب على الطالب عند إعداد خطاب الغرض من الدراسة أن يكتب مقدمة واضحة ومتميزة قوية، وكذلك أن يقوم بكتابة خاتمة تساعد في شدُّ انتباه القارئ، ومن الطبيعي ألا يتجاوز خطاب الغرض من الدراسة ما يقارب الصفحتين، وذلك يكون على شكل مقال يكتب باللغة الرسمية الخاصة بالجهة التي سيتم تفعيل أمر التقديم إليها، كما أنه يجب أن يكون تنسيق محتوى خطاب الغرض من الدراسة واضحًا، وأن يكون الأسلوب المستخدم في صياغة الطالب بشكل واضح وصريح ولا يمكن أن يحتمل إجابتين، حتى يتجنب الطالب أن يختلط الأمر على اللجنة المُحكِّمة، وأن تتم عملية كتابة خطاب الغرض من الدراسة بشكل اعتباري وإلكتروني، ومن ثم العمل على طباعته، كما أنه يُفضَّل في إعداد محتوى خطاب الغرض من الدراسة الاستعانة بأشخاص لهم مجموعة من الخبرات السابقة التي يمكن أن تساعد الطالب في صياغة محتوى خطاب الغرض من الدراسة بشكل احترافي ومُناسب لطبيعة الجامعة التي يرغب بالتقديم لها، بحيث أنه من الممكن أن يضمن للطالب الحصول على موافقة وقبول من تلك الجامعة، ومن ثَمَّ يتمكن الطالب من الالتحاق ببرنامجها الدراسي.

 كيفية إعداد خطاب الغرض من الدراسة 

قبل أن يباشر الطالب بكتابة وإعداد محتوى خطاب الغرض من الدراسة، يتوجب عليه أن يقوم بعمليات التَّخطيط بصورة جيِّدة لها، ومن ثم القيام بتحديد البنود التالية:

• أن يقوم الطالب ببيان ماهية أهدافه المهنية والعملية وكذلك طموحاته وتطلعاته في المستقبل.
• أن يوضح الطالب في محتوى خطاب الغرض من الدراسة ماهية توقُّعاته المُستقبلية لذاته ولنفسه بعد عدد من السنوات.
• أن يوضح الطالب في خطاب الغرض من الدراسة ماهية المميزات التي يمكن أن تجعل الطالب مناسبًا وملائماً للالتحاق بالجامعة والحصول على القبول الأكاديمي فيها.
• بيان الطالب في خطاب الغرض من الدراسة ماهية تجاربه العملية والفعلية السَّابقة في مسيرته ورحلته الدراسية السابقة.
• أن يركز الطالب في خطاب الغرض من الدراسة على ذكر ماهية أسبابه المتعلقة بالموافقة عليه واختياره للدراسة في جامعات الخارج.
• بيان الطالب لماهية أسباب اختياره للجامعة التي يتقدم لها ويرغب للالتحاق بها في خطاب الغرض من الدراسة.
• بيان ماهية أسباب اختيار الطالب للتَّخصُّص في خطاب الغرض من الدراسة والذي يرغب بالانضمام إليه.
• توضيح ماهية توقُّعات الطالب لمُستقبله وذلك في خطاب الغرض من الدراسة وهذا الأمر يتعلق بالزمن الذي يأتي بعد اجتياز الطالب للبرنامج الدراسي.

 الأخطاء التي يجب تجنبها أثناء إعداد محتوى خطاب الغرض من الدراسة 

يوجد عدد متنوع من الأخطاء التي يتوجب على الطالب أن يتجنُّبها أثناء إعداده وصياغته لخطاب  الغرض من الدراسة المخصص لتقديم الطالب على الجامعات المختلفة، ومن أبرز هذه الأخطاء في إعداد خطاب الغرض من الدراسة ما يأتي:

• أن يصف الطالب الأمور المتعلقة والمرتبطة بمهارات ومميزات الطالب وذلك بهدف إبهار وجذب المُختصِّين بفحص محتوى خطاب الغرض من الدراسة الخاص بالطالب.
• أن يقوم الطالب في خطاب الغرض من الدراسة بتقديم مجموعة من المعلومات غير الصحيحة والخاطئة.
• أن يستخدم الطالب في إعداد محتوى خطاب الغرض من الدراسة اللهجات العامية، أو أن يستخدم في خطاب الغرض من الدراسة مجموعة من العبارات المُبتذلة، أو العبارات غير الرسمية.
• أن يقوم الطالب في خطاب الغرض من الدراسة باستخدام رُوح الضحك والفُكاهة وهذا الأمر لا يلائم إعداد خطاب الغرض من الدراسة.
• الإسهاب في توضيح وذكر معلومات تكون غير ذات صلة ولا علاقة لها بمحتوى الرسالة الخاصة بخطاب الغرض من الدراسة.
• أن يجعل الطالب الرسالة التي يحملها خطاب الغرض من الدراسة عامة دون أن يعمل على إضافة بصمته الخاصَّة على محتواه.
• ألا يقوم الطالب بمُراجعة خطاب الغرض من الدراسة وعدم التَّأكُّد من سلامته وكذلك عدم التحقق من خُلوِّه من مختلف الأخطاء اللغوية والنحوية والإملائية.
• جعل الرسالة الخاصة بخطاب الغرض من الدراسة ذات هيئة وقطعة واحدة دون أن يقوم بتقسيمها إلى مجموعة من الفقرات الصغيرة، ودون أن يقوم باستخدام واستعمال علامات الترقيم الملائمة.
• إرسال الطالب لذات محتوى خطاب الغرض من الدراسة إلى العديد من الجامعات بنفس الهيئة وبذات المحتوى.

ينصح الخبراء والمختصون الباحثين بتركيز عمليات الكتابة على إعداد خطاب الغرض من الدراسة بأفضل آلية وصورة ممكنة، وذلك لأنها تعكس مدى اهتمام الطالب بالحصول على موافقة لإتمام الدراسة سواء لمرحلة الماجستير أو لقبول الدكتوراة، كما أن خطاب الغرض من الدراسة يحتاج إلى اهتمام وعناية في أثناء إتمام عملية الكتابة له بصورة متميز مما يشعر المقيمين بمدى اهتمام الطالب وحرصه الشديد في الحصول على موافقة على خطاب الغرض من الدراسة.

لذا يتوجب على الطالب عند إعداد خطاب الغرض من الدراسة أن يتعرف على ماهية أسس ومعايير كتابة خطاب الغرض من الدراسة بأفضل شكل ممكن ليتمكن الطالب من أن يعكس صورة جيدة ومتميزة له ولمدى اهتمامه بهذا الأمر عند المقيمين، كما أن كتابة خطاب الغرض من الدراسة بإتقان وبعناية جيدة واهتمام من الممكن أن يدفع في رفع مستوى وتقييم خطاب الغرض من الدراسة الذي يناله الطالب من قبل المقيمين والمحكمين.

كما أن خطاب الغرض من الدراسة لا يعتبر بالأمر الصعب الذي يستحيل على الطالب أن يقوم بكتابته بصورة جيدة واحترافية، بل أنه يحتاج عناية واهتمام من قبل الطالب أثناء إعداده ليستحق الطالب التقييم الأفضل والأمثل عليه، واهتمام الطالب وتركيزه ينعكس في محتوى خطاب الغرض من الدراسة وفي آلية تقديمه له وفي آلية إخراجه بأفضل صورة ممكنة ومتميزة واحترافية، ويحتاج خطاب الغرض من الدراسة إلى التحقق من خلوه وسلامته من أي أخطاء إملائية أو نحوية أو لغوية وذلك يتم من خلال إجراء عملية التدقيق اللغوي لمحتوى خطاب الغرض من الدراسة.

 فيديو: خطاب الغرض من الدراسة 

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي