القبول والتسجيل في الجامعة

 المقدمة 

عمادة القبول والتسجيل مسؤولة عن قبول وتسجيل الطلاب الجدد وتزويدهم بمبادئ تعليمات القبول والتسجيل، يقوم الطلاب الذين اجتازوا الامتحان الثانوي بمراجعة عمادة القبول للتسجيل في الجامعة ومراجعتها لاستلام شهاداتهم عند استكمالهم متطلبات منح الدرجة، تتكون عمادة القبول والتسجيل من ثلاثة أقسام هي: قسم القبول، قسم التسجيل، قسم التوثيق.

 وظائف قسم القبول 

1. استقبال وقبول الطلاب الجدد وفق اللوائح المعمول بها لدرجة البكالوريوس أو درجة الماجستير.
2. الرد على الاستفسارات الخاصة بقبول عبر الهاتف والفاكس والبريد الإلكتروني.
3. تدقيق ملفات الطلاب الجدد وإدخال بياناتهم في نظام الحاسب الآلي عند قبولهم.
4. تزويد الكليات بشهادات معادلة الشهادات الأجنبية للطلاب الجدد المقبولين.
5. متابعة الإجراءات الأكاديمية للطلاب، بما في ذلك التأجيل، والتسرب، والانسحاب، وتغيير التخصص، والتحويل.
6. متابعة تنفيذ الاتفاقيات المبرمة مع مكاتب الخدمات الجامعية.
7. متابعة قدرات قبول جميع تخصصات الجامعة.
8. إعداد الإحصائيات الخاصة بقبول الطلبة.
9. متابعة وتطبيق لائحة قبول البكالوريوس والماجستير.

 مهام قسم التسجيل 

1. إعداد جداول الدورات وجداول الامتحانات النهائية وضبط الفصول الدراسية وتوزيعها.
2. تنظيم وتنفيذ التسجيل وإضافة وحذف التخصصات.
3. استلام ومراجعة وإدخال درجات الامتحانات النهائية في نظام النتائج.
4. إعلان نتائج الامتحانات واحتساب المعدلات الفصلية والتراكمية.
5. متابعة وتنفيذ الخطط الدراسية لجميع التخصصات.
6. إعداد قوائم الطلاب المتفوقين والطلاب الذين تلقوا الإنذارات والمفصولين.
7. إعداد قوائم بالطلبة المتوقع تخرجهم وقوائم الخريجين نهاية كل فصل دراسي.
8. إعداد الإحصائيات الخاصة بالمقررات التي يسجلها الطلاب.
9. متابعة وتطبيق اللوائح الخاصة بمنح درجة البكالوريوس ودرجة الماجستير.

 وظائف قسم التوثيق 

1. الاحتفاظ بجميع أنواع المستندات، بما في ذلك: جداول التخصصات، وكشف الدرجات، وأطروحات الطلاب، والشهادات، إلخ ...) في ملفات الطلاب حسب الأصول.
2. تزويد مسؤول الموقع بكافة المحتويات والتقارير الإخبارية عن أنشطة عمادة القبول والتسجيل وتطوراتها.
3. متابعة وتطبيق اللوائح الخاصة بمنح درجة البكالوريوس ودرجة الماجستير.

 حول عمادة القبول والتسجيل في الجامعة 

تعتبر عمادة القبول والتسجيل وشؤون الطلاب من أهم العمادات في أي جامعة حيث تتحمل مسؤوليات مهمة، ولا يقتصر الأمر على متابعة الطلاب أكاديمياً، بل تمتد مسؤولياته لتشمل توفير كافة المعلومات عن الجامعة وكلياتها وتخصصاتها، كما أن عمادة القبول والتسجيل مسؤولة عن إعلان شروط قبول بالجامعة والقواعد واللوائح الأكاديمية، يهتم بالإجابة بوضوح على جميع الاستفسارات المتعلقة به، وإنشاء وإدارة الأنشطة الطلابية، كما تتولى عمادة القبول والتسجيل إعداد الإحصائيات التي تطلبها الجهات المختلفة من داخل الجامعة وخارجها والتي تساهم في توضيح الدور المهم للجامعة في عملية النهضة الوطنية.

تضم عمادة القبول والتسجيل وشؤون الطلاب ثلاث وحدات، وحدة القبول، وحدة التسجيل، وحدة شؤون الطلاب، تعمل الوحدات الثلاث على مهام حيوية مهمة تخدم جميع الطلاب وتسعى إلى تسهيل شؤونهم وتزويدهم بكل المساعدة التي يحتاجونها في الأمور الأكاديمية، ولتحقيق كل العوامل الإيجابية فيما يتعلق بتقدم وثبات المقررات في الجامعة، فإن وظيفة عمادة القبول والتسجيل مستمرة على مدار العام، نظراً لحجمها وتشعباتها، ولهذه الغاية تقوم عمادة القبول والتسجيل بتقييم نفسها وتدرس بعناية آلية العمل من أجل رفع مستوى أدائها باستمرار، وتحقيق مخرجات الجودة في جميع الجوانب، والتأكد من أن الهيكل الإداري يتماشى مع متطلبات التطوير.

بالإضافة إلى مهام عمادة القبول والتسجيل الإدارية والفنية داخل الجامعة، نجد أن مسؤولياتها تمتد إلى ما وراء الجامعة، بسبب متطلبات التطور السريع في المؤسسات الأكاديمية، والتي تتطلب تنسيقاً وتعاوناً فعالاً ومستمراً بين مختلف الوحدات داخل الجامعة ووحدات خارج الجامعة وغيرها.

 أهداف وقيم عمادة القبول والتسجيل 

تهدف عمادة القبول والتسجيل إلى خدمة الطلاب بأعلى مستوى من الخدمات، من خلال تدريب موظفيها على أحدث الأنظمة الأكاديمية المتاحة في جميع أنحاء العالم، والفخر بخدمة الطلاب والتواصل معهم من خلال المعارض المتخصصة، لإثبات رسالة الجامعة بناءً على نموذج التعلم المدمج من خلال الجمع بين أدوات التعلم الإلكتروني الحديثة ونهج التعليم التقليدي المعروف، وانطلاقاً من هذا الدور الريادي، تهتم عمادة القبول والتسجيل بتوفير المعلومات الكافية والدقيقة عن الجامعة والكليات والتخصصات ومتطلبات قبول وإجراءات التسجيل، للتأكد من أن الطلاب على دراية بجميع القواعد واللوائح المطلوبة طوال سنوات دراستهم الجامعية، حتى لو أن الجامعة حديثة التأسيس فلابد أن تنتهي من تجهيز عمادة القبول والتسجيل في فترة وجيزة من تطوير وتحديث جميع الأنظمة والأدوات المساندة مثل: نظام قبول إلكتروني، ونظام التسجيل، ونظام المتابعة الأكاديمية، ومراقبة النتائج، وغيرها من الخدمات الإلكترونية المهمة، تسعى عمادة القبول والتسجيل جاهدة للاستفادة من التقنيات الحديثة لربط عمادة القبول والتسجيل بمختلف حرم الجامعة لتسريع انسياب العمل، وتحقيق التميز في شؤون الطلاب، كما تهتم عمادة القبول والتسجيل بدعم الحياة الطلابية بخلاف الأنشطة الأكاديمية، من خلال صياغة وتنفيذ خطة الأنشطة اللامنهجية بما في ذلك الأنشطة الاجتماعية والثقافية والرياضية والعلمية، يتم تزويد الطلاب ذوي الاحتياجات الخاصة ببرامج مخصصة مصممة لخدمتهم على أساس فردي، هذا سوف يعدهم لعصر المستقبل لعصر المعلومات، ستثري الجامعة الطلاب من خلال خلق بيئة فكرية وداعمة مثلى للتعليم والتدريب والمهارة والممارسة، ودفعهم للوصول إلى إمكاناتهم الكاملة نحو النجاح، تعزيز مفهوم المواطنة والاعتدال والحوار، لتزويد الطلاب بالمهارات المفيدة وتشجيع مشاركتهم الإيجابية لصقل مواهبهم ومهاراتهم لتكون جزءاً من إنجازات الجامعة على مستوى المجتمع الطلابي والمجتمع بشكل عام، تقديم أفضل الخدمات الأكاديمية في فترة أقصر وبجهد أقل.

 ما تقوم به عمادة القبول والتسجيل بشكل عام في أي جامعة 

• حوسبة جميع أعمال القبول والتوجيه الأكاديمي بما يسمح لجميع الطلاب ببدء عملهم على الفور.
• تطوير الإرشاد الأكاديمي وفق منهج علمي يتوافق مع التقدم التقني.
• تقوية حس المسؤولية لدى الطلاب.
• توفير كافة المعلومات عن الجامعة وكلياتها وتخصصاتها وشروط القبول.
• لتسليط الضوء على دور الجامعة في المجتمع.
• تطبيق النظام والتوعية في جميع العمليات بما يخدم العملية التعليمية.

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي