تفريغ الاستبيان يدوياً وباستخدام برنامج EXCEL وبرنامج SPSS

تفريغ الشيء أي جعله خالياً من محتواه، وعملية تفريغ الاستبيان هي نقل البيانات الموجودة في الاستبيان من حالة الجمود إلى عملية التصنيف والتجميع، تمهيداً لإجراء عملية التحليل الإحصائي على الاستبيان، وعملية تفريغ الاستبيان هي فرز كامل للبيانات وتضمينها ضمن عناوين رئيسية تحتوي كافة بيانات الاستبيان وتجعلها في إطار تنظيمي متناسق.ويكون الهدف من عملية تفريغ الاستبيان هو تنظيم المعلومات أولاً ثم التحليل وأخيراً اكتشاف الروابط والعلاقات بين الظواهر والمتغيرات.

 كيف يتم تفريغ الاستبيان باستخدام EXCEL؟ 

بخاناته ذات العدد الضخم، وتصميمه السهل المألوف على شريحة كبيرة من الطلاب والباحثين، إنه برنامج EXCEL الذي ما لبث وأصبح برنامجاً يُستخدم في عملية تفريغ بيانات الاستبيان وكذلك اجراء عملية التحليل الإحصائي على هذه البيانات، ويأتي برنامج EXCEL في عملية تفريغ بيانات الاستبيان كمحدد تمهيدية لعملية التحليل الإحصائي، وإذا ما أردت إجراء عملية تفريغ بيانات الاستبيان، عليك بالخطوات التالية:

1. تبدأ عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج EXCEL من خلال كتابة مسودة ترصد فيها كافة الأسئلة التي يتضمنها الاستبيان، وليس الأسئلة فحسب، بل وكذلك الإجابات، ويجب أيضاً أن تقوم بتحديد المتغيرات المستنبطة من الاستبيان.
2. بعد كتابة المسودة في عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج EXCEL ستقوم بكتابة الأسئلة بشكل متتابع على برنامج EXCEL في الأعمدة أو الصفوف، وكذلك ستقوم بكتابة أجوبة الأسئلة بشكل المحور السيني والصادي بين الأسئلة والأجوبة، والتي تعبر أيضاً عن المتغيرات المتابعة والمتغيرات المستقلة.
3. ستقوم الآن بترقيم الخانات والبدء بعملية تفريغ بيانات كل استبيان على حدة.
4. بعد الانتهاء من تضمين كافة البيانات في خانات برنامج EXCEL تكون بهذا قد انتهت عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج EXCEL، وتبدأ عملية التحليل الإحصائي للبيانات.

 ما دواعي استخدام برنامج EXCEL في عملية تفريغ بيانات الاستبيان؟ 

لبرنامج EXCEL مزايا عدة تجعله ذو كفاءة في عملية تفريغ بيانات الاستبيان، ولعل هذه المزايا هي ما تجعل لدى الباحثين الدوافع لاستخدام برنامج EXCEL في عملية تفريغ بيانات الاستبيان، ونذكر أهم هذه المزايا لبرنامج EXCEL كما يلي:

1. برنامج EXCEL يحتوي عدد كبير جداً من الخانات سواء في الصفوف أو الأعمدة وهذا ما يجعله مناسباً لعملية تفريغ بيانات الاستبيان ذي العدد الكبير من النسخ.
2. الطبيعة الخوارزمية لبرنامج EXCEL والتي تحتوي على تصنيفات مترابطة بين خانات الصفوف والأعمدة، تعمل على توضيح طبيعة الروابط والعلاقات بين المتغيرات، كل هذا يجعل برنامج EXCEL مناسبة لإجراء عملية تفريغ بيانات الاستبيان عليه.
3. يتميز برنامج EXCEL بالسرعة والسهولة في كتابة البيانات وبالتالي سهولة وسرعة تفريغ بيانات الاستبيان عليه دون الحاجة إلى تعريف برمجي أو غيره.
4. يمكن التعامل مع نص البيانات في برنامج EXCEL بمرونة بحيث يمكن التحكم بنوع وحجم ولون الخط، وكذلك الخطوط وتظليل الخانات وغيره.
5. في برنامج EXCEL ستجد نفسك محيطاً بالبيانات المفرغة، حيث أن كل خطوة تقوم بها في عملية تفريغ البيانات يمكن اجراء التعديل عليها بسهولة وحذفها أو اضافة خانة قبلها أو خانة بعدها.

 ما يؤخذ على برنامج EXCEL في عملية تفريغ بيانات الاستبيان 

كما لبرنامج EXCEL العديد من المزايا التي تجعله مرغوباً ومقبولاً لإجراء عملية تفريغ البيانات، فإن على برنامج EXCEL أيضاً بعض المآخذ وهي:

1. برنامج EXCEL يفتقر إلى التخصص الكامل في عملية تفريغ بيانات الاستبيان ومن ثم اجراء عملية التحليل الإحصائي، وهذا ما قد يؤدي إلى ضعف في الاقبال عليه.
2. يفقد برنامج EXCEL البيانات إذا لم يكن الملف قد حفظه مسبقاً على الجهاز، وكذلك يفقد برنامج EXCEL التعديلات على الملف المحفوظ في حال الانقطاع المفاجئ للتيار الكهربائي.
3. يفتقر برنامج EXCEL خاصية المراجعة الذاتية التي تكشف وجود خطأ بشري أثناء عملية تفريغ الاستبيان.
4. يتأثر برنامج EXCEL بالفيروسات ويمكن لهذه الفيروسات تعطيل عمل برنامج EXCEL.
5. قد يحدث صعوبة في وضع نص عربي وآخر إنجليزي في نفس الخلية أثناء تفريغ الاستبيان.
6. هناك خصائص جديدة في كل تحديث لهذا البرنامج ويمكن أن تجد اختلافاً في استخدامك لهذه للنسخ، فمثلاً قد تتعلم على نسخة 2003 فلا تستطيع التعامل بشكل كامل في تفريغ الاستبيان على نسخة 2010.

 نصائح عند توزيع وجمع الاستبيان 

أعددت الاستبيان بشكل كامل وقمت بطباعته إذا كان يدوياً، أو قمت برفعه على رابط انترنت إذا كان الكترونية، الآن عليك توزيع هذا الاستبيان ومن ثم جمعه بعد الإجابة عليه من قبل المدروسين، وأهم النصائح نقدمها لك في إطار توزيع وجمع الاستبيان ما يلي:

1. تأكد أولاً من عدد نسخ الاستبيان قبل توزيعها، هذا من جهة، ومن جهة أخرى تأكد من عدد أفراد عينة البحث.
2. من الأفضل لك أن يكون معك نسخ احتياطية من الاستبيان بحيث تضمن عدم نقصان الكمية في حال حدوث طارئ.
3. عند توزيع الاستبيان إذا كانت الفئة المدروسة متواجدة في مكان واحد، قم باللقاء مقدمة عن الاستبيان وتعريف المدروسين بنفسك وموضوع الاستبيان وشرح أهمية هذا الاستبيان لهم وحثهم على تقديم كل ما لديهم من جهد في الإجابة على الاستبيان.
4. عند جمع الاستبيان تأكد مرة أخرى من عدد نسخ الاستبيان، وكذلك تأكد من عدم وجود نسخ تالفة تقوم بجمعها.
5. في الاستبيان الالكتروني اجعل هناك رابط انترنت احتياطي في حالة عدم تمكن المدروسين من تحميل الرابط الأول.
6. احرص أثناء توزيع وجمع الاستبيان على اختيار الوقت المناسب للفئة المدروسة، فمثلاً إذا كانت عينة الدراسة من فئة طلاب الجامعة لا ينبغي اختيار وقت من أوقات المحاضرات، بل يتم اختيار وقت بين المحاضرات أو بعد انتهاء الدوام أو قبل بدء الدوام.

 تفريغ الاستبيان على برنامج spss 

بما أن عملية تفريغ بيانات الاستبيان غالباً ما ترتبط ببرنامج spss فإنه ينبغي وضع خلفية حول برنامج spss واستخدامه في عملية تفريغ بيانات الاستبيان، ونبدأ هذه الخلفية بذكر أن برنامج spss في الأساس برنامج متخصص لإجراء عملية التحليل الإحصائي على بيانات الاستبيان وبالتالي كوّن أن عملية تفريغ بيانات الاستبيان تعتبر الخطوة الأولى من عملية التحليل الإحصائي فلابد وأن برنامج spss احتوى قوائم وأوامر متخصصة أيضاً في عملية تفريغ بيانات الاستبيان، وللإلمام ببرنامج spss لإجراء عملية تفريغ بيانات الاستبيان نرى أن معرفة قوائم برنامج spss ستساعد كثيراً في فهم عملية التفريغ وعملية التحليل، وإليك العرض التالي لقوائم برنامج spss:

أولاً: قائمة التحرير لبيانات الاستبيان في برنامج spss: تشمل هذه القائمة في برنامج spss على الجداول الخام، والتي يمكنك من خلالها إجراء عملية تفريغ بيانات الاستبيان، وتحتوي هذه القائمة على نوعين من البيانات (بيانات تعريفية، بيانات حقيقية) بمعنى أن هناك أن البيانات في عملية تفريغ الاستبيان يكون لها بيانات أخرى تعريفة كخلفية معلوماتية عنها، وفي هذه الجداول يتم وضع المتغيرات في الأعمدة ويتم وضع الحالات في الصفوف.

ثانياً: قائمة الأوامر في برنامج spss:

تحتوي هذه القائمة على برنامج spss قوائم الأوامر الخاصة بإجراء عملية تفريغ البيانات في الاستبيان وإجراء التحليل الإحصائي كذلك، كما تختص هذه القائمة في أوامر حفظ وفتح الملفات والتحكم بالمسطرة والشاشة الخارجية لبرنامج spss وكذلك إدراج الخانات والفواصل والعناوين في صفحة العمل على برنامج spss.

 كتابة المتغيرات في عملية تفريغ الاستبيان على برنامج spss 

تعتبر المتغيرات في الاستبيان من الأمور المحورية التي تدخل في عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج spss، وذلك لأنها تحتل إحدى محورين على جداول البرنامج إما الأعمدة أو الصفوف، ويمكن التعبير عن هذه المتغيرات في عملية تفريغ بيانات الاستبيان ب(الأسئلة والأجوبة) أيضاً، ولابد لعملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج spss أن تشتمل على أنواع المتغيرات التالية:

1. المتغيرات الكمية: في عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج spss يتم تضمين هذا النوع من المتغيرات بحيث يعبر صفة ملاصقة للمدروسين مثل (متعلم أو غير متعلم) ويتم الترميز لهذه المتغيرات في عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج spss بأرقام تسلسلية.
2. المتغيرات الترتيبية: يعبر عن الأنواع الذي يحتويها هذا النوع من المتغيرات بأرقام في عملية تفريغ بيانات الاستبيان، مثال ذلك: كان هناك ثلاثة أنواع تندرج تحت هذه المتغيرات، فيتم اعطاء المتغير الأول رقم 1 والمتغير الثاني رقم 2 والمتغير الثالث رقم3، ومن ثم تعريف برنامج spss على هذا التقسيم لكي يدخلها في الخوارزمية عند إجراء عملية التحليل.
3. النصوص: من أهم المحددات في عملية تفريغ بيانات الاستبيان على برنامج spss هو كتابة النصوص (الأسئلة) بشكل منظم ومتناسق مع المتغيرات الأخرى (الأجوبة) ويتم كتابتها بإفراد خانة واحدة في برنامج spss لكل سؤال.

 ما هي أهداف عملية تفريغ بيانات الاستبيان؟ 

1. أول أهداف تفريغ بيانات الاستبيان هو ملء جداول التحليل الإحصائي، حيث إن عملية تفريغ بيانات الاستبيان بمثابة المزود للتحليل الإحصائي.
2. في عملية تفريغ بيانات الاستبيان ستجد أن تقوم بتنظيم وترتيب المعلومات في إطارات تنظيمية واضحة.
3. اجعل من أهدافك في تفريغ الاستبيان أن تحصر المتغيرات والفرضيات.
4. عند إجراء تفريغ الاستبيان على برنامج spss فهذا يوفر عليك عناء إعادة كتابة البيانات في عملية التحليل على برنامج spss.
5. يهدف تفريغ الاستبيان إلى إجراء مقارنة بين الفرضيات والنتائج، وهذه المقارنة تكون (افتراضية) لا حقيقية، بمعنى تكوين صورة ذهنية عن هذه النتائج وتوقعها، وهذا يساعدك كثيراً في كتابة النتائج الحقيقية للاستبيان.

 ما هي أنواع الاستبيان؟ 

الطريقة التي يتم فيها تصنيف أنواع الاستبيان هي طريقة كتابة هذا الاستبيان، حيث تأخذ هذه الأنواع التصنيفات التالية:

أولاً: الاستبيان المغلق: من اسمه يمكنك استنتاج أن هذا الاستبيان محدود ولا وجود للحرية فيه، إذاً فهذا الاستبيان يتم كتابته بالأسلوب المغلق، الذي يفرض عدة إجابات محددة فقط يمكن للمدروس الإجابة عليها وهي طريقة (الاختيار من المتعدد) لكل سؤال، من السؤال الأول للأخير بلا استثناء، ومن أمثلة هذه الأسئلة: هل أخذت أياً من الدروس الخصوصية في مرحلة الثانوية العامة (أبداً، درس واحد، درسين، أكثر من درسين).

ثانياً: الاستبيان المفتوح: وهذا النوع عكس النوع السابق حيث يستخدم أسلوب السؤال المقالي الذي يترك مساحة وحرية للمدروس للإبداء برأيه، وهذا النوع في حال الأبحاث الاجتماعية أو الأبحاث التي تتطلب رأي المدروس الشخصي تجاه أمر معين، وكذلك فإن هذا النوع يُستخدم في دراسات الاستفتاء حول الشخصيات، ومن أمثلة الاستبيان المفتوح: ما انطباعك عن الدروس الخصوصية؟ أكتب اجابتك في حدود الخمسة أسطر.

ثالثاً: الاستبيان المفتوح المغلق: يجمع هذا النوع بين النوعين السابقين، إذاً، سنجد في هذا الاستبيان أسئلة اختيار متعدد وأسئلة أخرى مقالية، حيث يعتبر هذا المزيج من الأسئلة ذا قوة في جمع المعلومات من ناحية وفي إدلاء المدروسين بإجاباتهم من ناحية أخرى،  وغالباً ما يستخدم هذا النوع الأسلوب المغلق أولاً لاسيما في المقدمة ومن ثم يتطرق إلى الأسئلة المقالية.

 كيف يمكن المفاضلة بين أنواع الاستبيان 

لكي يكون اختيارك لنوع الاستبيان صائباً، يتوجب عليك النظر في النقاط التالية قبل تحديد نوع الاستبيان:

1. مضمون الاستبيان ومتطلبات الحصول على المعلومات فيه، فمثلاً البحث العلمي يتطلب غالباً إجابات محددة يناسبها الاستبيان المغلق، والبحث الاجتماعي يتطلب الاسهاب فيناسبه الأسلوب المفتوح، والبحث التربوي يجمع بين الاثنين فيتطلب الأسلوب المزدوج.
2. طبيعة العينة المدروسة: لا يمكن أن تضع استبياناً مفتوحاً لعينة بحثية من الأطفال دون سن ال14إنما سيتعامل الطفل مع الاستبيان المغلق بوضعه دائرة حول الاجابة الصحيحة فقط، وهكذا فإن العينة البحثية هي التي تحكم نوع الاستبيان.
3. الوقت: عامل الوقت مهم في اختيارك نوع الاستبيان، وذلك بالنظر إلى أن الاستبيان المغلق يتطلب وقتاً أقل في الإجابة والتفريغ والتحليل من الاستبيان المفتوح، ونرى أن الاستبيان المزدوج هو الملائم بالنسبة للوقت.

 كيف يتم تفريغ الاستبيان بالطريقة اليدوية 

عملية تفريغ الاستبيان بالطريقة اليدوية، هي قيامك بتفريغ الاستبيان من البيانات الموجودة فيه وكتابة هذه البيانات في جداول التفريغ المعدة مسبقاً، وذلك ضمن عملية منهجية منظمة محكومة بالقواعد العلمية التي تهيئ هذه البيانات التي تم تفريغها لعمليات لاحقة ستجري عليها.

وللتفصيل أكثر في الطريقة اليدوية لعلمية تفريغ بيانات الاستبيان، إليك النقاط التالية:

1. لا يمكنك البدء في عملية تفريغ بيانات الاستبيان بالطريقة اليدوية قبل جمعك لكامل نسخ الاستبيان والتأكد من الحصول على الإجابات.
2. ستقوم الآن في الطريقة اليدوية لعملية تفريغ بيانات الاستبيان برسم جدول وفق عدد الأسئلة الموجودة في الاستبيان وكذلك عدد الإجابات الموجودة لكل سؤال من أسئلة الاستبيان.
3. ستبدأ بالنسخة الأولى من الاستبيان بتفريغ بياناتها في الجدول الذي قمت بإعداده، وهذه الخطوة هي المحدد الأبرز في الطريقة اليدوية لعملية تفريغ بيانات الاستبيان.
4. بعد إتمامك لعملية تفريغ بيانات الاستبيان بالطريقة اليدوية، من الضروري أن تقوم بمراجعة ما احتوته تلك الجداول من بيانات ومقارنتها بعدد النسخ للاستبيان وبمحتوى الاستبيانات.
5. بعد مراجعتك للطريقة اليدوية التي قمت بتنفيذ عملية تفريغ بيانات الاستبيان خلالها، يتقوم بإضافة صف وعمود في كل خانة لاستخراج نتائج عملية التحليل الإحصائي والتي ستبدأها بالتكرار والوسط والوسيط الحسابي.

 نصائح في تفريغ الاستبيان بالطريقة اليدوية 

لكي تحصل على نتائج متقنة في الطريقة اليدوية لعملية تفريغ بيانات الاستبيان، لابد من اتباعك طريق واضح وعلمي لهذه الطريقة اليدوية، والتي غالباً ما تكون عرضة للأخطاء، ومن أهم هذه النصائح نقدمها لك في النقاط التالية:

1. تتطلب الطريقة اليدوية لعملية تفريغ بيانات الاستبيان صفاء ذهن وهدوء، ولذلك ننصحك بتجهيز المكان المناسب واختيار الوقت الأنسب قبل البدء في الطريقة اليدوية لعملية تفريغ بيانات الاستبيان.
2. عملية الإحصاء السليم لنسخ الاستبيان ومحتوياتها، أمرٌ لابد منه لكي تنشأ جدول تفريغ بيانات الاستبيان بالطريقة اليدوية بشكل صحيح، فلو كان نقص في الخانات ستضطر إلى إعادة رسم الجدول أو تشويه صفحة العمل.
3. من الأفضل أن تبدأ بعمود الترقيم في الطريقة اليدوية قبل تفريغ البيانات، وكذلك من أهم الأمور التي تساعدك في تجنب (التشتت) في الطريقة اليدوية هو إعطاؤك رقم لكل استبيان، وكتابة هذا الاستبيان في التسلسل الرقمي الموجود في جدول عملية تفريغ الاستبيان، فمثلاُ كان لديك 50 استبيان فتقوم بترقيمهم من(1_50) وتضع بيانات الاستبيان رقم 1 في الخانة رقم 1 وهكذا.
4. في الطريقة اليدوية لعملية تفريغ بيانات الاستبيان ستجد أن الملاحظات تتسارع إلى ذهنك لأنك تتعامل عن قرب مع بيانات الاستبيان، ولذلك ننصحك بوضع ورقة جانبية لتدوين الملاحظات.
5. في الطريقة اليدوية لعملية تفريغ الاستبيان ستحتاج إلى الاستنباط الصحيح للعناوين الرئيسية، ولذلك ننصحك بقراءة كافة الاستبيانات أكثر من مرة للإلمام بطبيعة البيانات الموجودة داخلها.

 إيجابيات وسلبيات الطريقة اليدوية لتفريغ بيانات الاستبيان 

نبدأ بسرد أهم الإيجابيات التي تدعوك إلى استخدام الطريقة اليدوية في عملية تفريغ الاستبيان:

1. الطريقة اليدوية تجعلك قادراً على فهم نقاط قوة وضعف الاستبيان، لأنك تتعامل مع المعلومات عن قرب.
2. تمكنك الطريقة اليدوية من التحديد الدقيق للمتغيرات المستقلة والمتغيرات التابعة.
3. يمكنك استغلال وقت فراغك أو فترات عدم توافر الكهرباء في إجراء الطريقة اليدوية لعملية تفريغ البيانات.
4. إذا كانت عملية التحليل الإحصائي ستتم أيضاً بالطريقة اليدوية، فمن الأفضل لك أن تقوم بعملية التفريغ يدوياً لأن ذلك يعطيك خلفية أكثر عن نتائج عملية التحليل والتعليق عليها.

 سلبيات الطريقة اليدوية في عملية تفريغ بيانات الاستبيان 

1. الطريقة اليدوية أكثر عرضة للخطأ من الطريقة الالكترونية، كونها تعتمد على الذهن والقدرات الشخصية.
2. لا تستطيع إتمام تفريغ عدد كبير من النسخ.
3. تحتاج إلى وقت وجهد.
4. لا يتقنها إلى المتمرس أو صاحب الخبرة المتدرب على كيفية تنفيذها، بمعنى (لا تقبل التجريب).

 الفرق بين الاستبيان والمقياس 

سنقوم بتوضيح الفرق بين أداتين من أدوات الدراسة وهما (أداة الاستبيان، أداة المقياس البحثي) وذلك من خلال وضع التعريفات لكلٍ منهم ومن ثم توضيح أهم الفروق بينها، وإليك الطرح التالي:

أولاً: الاستبيان: هو مجموعة من الأسئلة التي يكتبها الباحث ويقدمها لفئة من المدروسين لتقوم هذه الفئة بعملية الإجابة على الأسئلة، ومن ثم يقوم الباحث بإجراء عملية التحليل الإحصائي لاستخلاص المعلومات حول هذه الفئة وعلاقتها وتصوراتها عن موضوع البحث.

ثانياً: المقياس البحثي: وهو أداة من أدوات الدراسة يستخدمها الباحث لمعرفة الاتجاهات والآراء لدى عينة من الأفراد وذلك من خلال تعريض الفئة المدروسة إلى ظروف معينة وكتابة الملاحظات البحثية حول ذلك.

وأهم الفروق بين هاتين الأداتين، نوردها كما يلي:

1. الاستبيان هو طلب إجابة عن الأسئلة من قبل المدروسين، أما المقياس البحثي هو طلب التعرض لظروف بحثية معينة، أو كتابة رأي شخص حول مجموعة من الأفراد.
2. الاستبيان له أنواع وفقاً لطبيعة كتابته (مغلق، مفتوح، مغلق مفتوح)، أما المقياس البحثي فله أنواع وفقاً لطبيعة إجرائه (مقياس التقدير، مقياس الاتجاه، مقياس الشخصية).
3. الاستبيان محدود النتائج، أما المقياس فنتائجه قد تكون واسعة حسب طبيعة الدراسة.

 الفرق بين الاستبيان وبطاقة الملاحظة 

الفرق بينها هو أن الاستبيان أداة حسية لدراسة العينة البحثية، وذلك عن طريق إجابات بحثية ملموسة، كما أن الاستبيان لها مخرجات على شكل قيم ونسب، ويتعامل الاستبيان مع الأعداد والأرقام، أما بطاقة الملاحظة فهي عبارة الملاحظات التي يدونها الباحث من مشاهداته لظاهرة معينة أو سلوك معين أو حدث معين، والقيام بتفسير هذه المشاهدات والتعليق عليها بأسلوب انشائي في الغالب، كما أن بطاقة الملاحظة تعتبر أداة دراسية غير ملموسة بالنسبة للفئة المدروسة بعكس الاستبيان.

 فيديو: تحليل البيانات باستخدام اكسل Basic Data Analysis with Excel 

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي