معلومات مهمة حول عمليات تدوين وتوثيق مختلف المعلومات

تمثل مرحلة وعملية تدوين مختلف المعلومات وكذلك البيانات التي يحصل عليها الباحث من قبل المراجع والتي قد تتصل وترتبط بموضوعه من خلال حلقة أساسية ومحور مهم في آلية وطبيعة مشواره البحثي .وترجع ضرورة عملية التدوين  في إعداد البحث العلمي إلى أنه من الصعب وكذلك يعتبر من المستحيل أن يتذكر الباحث ويحتفظ في ذهنه بكل ما يقرأه، فإنه بمرور الوقت وتكاثر واختلاف القراءات وتنوع المراجع، كل ذلك كفيل بطرد العديد من مختلف الأفكار وكذلك المعلومات خارج وعي وحافظة الذاكرة وذلك لتكون في جانب النسيان المخصص من الحافظة. ومن هنا تأتي ضرورة وأهمية التدوين في الحفاظ على ما يقرأه الباحث والمساعدة في حمايته من التشتت وكذلك من الضياع.

لذلك يتوجب على الباحث ألا يهمل تدوين وكتابة أي شيء له مساس وعلاقة بموضوع بحثه، كما أنه إذا ترك تدوين بعض وقليل من المادة وهو يقرأها ثم وجد أن لها أهمية ولزوماً فيما بعد ضمن موضوعه البحثي، فإنه سيضيع وقتاً ثميناً في العثور عليها، ولكنه من السهل أن يترك المحتوى ويسقط أو أن يستبعد ما لا يحتاج إليه وهو يدون ويعد في محتوى رسالته، وذلك مما يجده عديم الفائدة أو أنه قليلها .والتدوين في حقيقة أمره هو عبارة عن نقل لمحتوى المعلومات وكذلك البيانات التي تكون واردة في مصدر أو في مرجع، والتي تكون متصلة بموضوع وبطبيعة البحث، لكي يستطيع ويتمكن الباحث أن يرجع إليها بسلاسة وبيسر وبكل سهولة كلما احتاج وتطلب الأمر ذلك .

وعملية تدوين المعلومات والبيانات وكتابتها تتم إما بصورة تدوين تقليدية أي على العديد من الأوراق والبطاقات المختلفة والمتنوعة، أو أن تتم عملية التدوين بصورة تدوين آلية وتقنية وذلك يتم من خلال وبواسطة جهاز الحاسوب (الكمبيوتر). وكلتا عمليتي التدوين سواء أكان تديناً يدوياً أم تدويناً آلياً له عدة نظم وقواعد ومبادئ يتوجب على الباحث أن يلتزم بها وأن يتبعها، وهذا ما سوف يتم توضيحه فيما يلي :

أولاً: صور وأنواع التدوين :

• التدوين اليدوي :

ويعنى به أن يقوم الباحث بالعمل على قراءة مختلف مصادره وكذلك مراجعه، ومن ثم يعمد إلى فرز وفصل المعلومات والبيانات المتوافرة والموجودة في المصدر وذلك ليحدد ما يتصل بموضوعه ويرتبط به، ثم يقوم بنقل هذه الأجزاء إلى أوراق أو بطاقات ورقية معدّة ومجهزة للإيفاء بهذا الغرض وذلك ليحتفظ بها وفقاً لمجموعة من الأسس والقواعد والركائز الأساسية التي تحكم وتنظم عملية التدوين .ومن المتعارف عليه والملاحظ في عملية التدوين اليدوي أنه يقوم الباحث بنقل وأخذ المعلومات والبيانات بيده على مختلف البطاقات أو الأوراق ومن يقوم بتصنيفها وفقاً لخطة البحث المبدئية التي وضعها بصورة رسمية.

ويتميز التدوين اليدوي بأنه من السهل إمكانية الرجوع إليه في كل وقت وفي كل حين. وهو يعطي الباحث خريطة وتفصيل حقيقي عن شبكة المعلومات وكذلك خطط البيانات المتوافرة والمتواجدة لديه، وعن مختلف الأجزاء التي توفرت لها كمية مناسبة ومتوافقة من هذه المعلومات والبيانات المخصصة، وعن الأجزاء التي لم يتوافر ولم يتم إيجاد لها ذلك .كما أنه تمتاز عملية التدوين اليدوي بأنه يقوم بتوفير قدراً من الأمان الذي يحيط بالباحث، إذ إن كافة المعلومات والبيانات التي يتحصل عليها الباحث تكون دائماً بين محتوى يديه ومن ثم فإنها تستعصي عن عبث الغير أو التلف وذلك لأي سبب مختلف من الأسباب .

• التدوين الآلي:

​ويعني به أن يقوم الباحث بترتيب وحفظ وتخزين وتنظيم المعلومات وكذلك البيانات التي يحصل عليها من خلال مجموعة من المصادر والمراجع التي تعد متعددة بالنسبة له وذلك التدوين يتم عبر جهاز الكمبيوتر، ويتطلب ذلك النوع من التدوين الضرورة امتلاك الباحث بآلية إتقان التعامل مع هذا الجهاز بمختلف برامجه المتنوعة والمتعددة .ولا شك في أن عملية حفظ وتخزين وتنظيم وترتيب المعلومات على تطبيقات جهاز الكمبيوتر تتميز بسهولتها وكذلك ببساطتها، وفضلاً عن إمكانية وسهولة استرجاعه عند الشعور بالحاجة إليه في وقت الكتابة أو خلال أي مرحلة أو وقت يريده الباحث .

وحتى يكون التدوين الآلي مفيداً ومنظماً ومفيداً يتوجب على الباحث أن يقوم بإدراج خطة البحث الخاصة به إلى جهاز الكمبيوتر وأن يرمز لكل جزء منها من خلال مفتاح معين، ثم يقوم بإدخال المعلومات والبيانات التي يحصل عليها وفقاً لهذه المفاتيح تبعاً لما في محتوى الملفات، والتي يسهل عليه الرجوع إليها في غضون دقائق وخلال أي وقت بكل يسر وسهولة وبسرعة كبيرة .مع العلم أن هذه الميزات التي يتمتع بها نظام التخزين الآلي لا تنفي ولا تظلل على خطورة هذه الوسيلة وذلك عند تعرض جهاز الكمبيوتر لأي خلل أو عارض يؤثر على مستوى كفاءته، كإصابته بالفيروسات والتي تعمل على تدمير خلايا المعلومات المتواجدة بداخله، ومن ثم يفقد الباحث كل ما يمتلكه من مصادره وكذلك معلوماته في لحظة واحدة كلمح البصر. وكذلك الاستخدام الخاطئ لجهاز الكمبيوتر الذي قد يؤدي إلى اختفاء العديد من الملفات أو يؤدي الأمر إلى مسحها من الجهاز من دون أي قصد.

لذلك وتجنباً للوقوع في مثل هذه المخاطر، يتوجب على الباحث أن يقوم بحفظ المعلومات والبيانات على قرص إلكتروني يسمى بالقرص المدمج (C D) كإجراء وآلية حماية ووقائية، وإن كنا نفضل أن يتم جمع الباحث بين كلاً من طريقتي التدوين اليدوي وكذلك آلية التدوين الآلي .

ثانياً: نظم وآليات التدوين:

نظام البطاقات:: وهو عبارة عن نظام يقوم من خلاله الباحث بإعداد مجموعة من الكروت أو الأوراق أو البطاقات والتي تكون بمقاس محدد والتي تساعد الباحث على تدوين محتوى العمل البحثي وتقسيمه إلى العديد من الأبواب والمباحث والفصول بطريقة بحثية صحيحة ومميزة.

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي