تنسيق الرسائل أقسامه وخطواته

 دليل الجامعة لتنسيق الرسائل 

لكل شيء ضوابطه ومبادئه الخاصة، وعند تنسيق الرسائل فلابد من النظر في أصل الهدف من هذه الرسائل، حيث سنجد إن هذا الهدف مرتبط بنيل الدرجات العلمية (البكالوريوس، الماجستير، الدكتوراه) وبالتالي فإن تنسيق الرسائل يخضع للمعايير العامة للجامعة التي ستقدم لها الرسالة، وأفضل ما يمكن الاستعانة به لفهم هذه الضوابط والمعايير لتنسيق الرسائل هو دليل الجامعة لتنسيق الرسائل، حيث يعمل هذا الدليل على توضيح الأمور التالية:

1_ تحديد أنواع وأحجام الخطوط في كل جزء أثناء القيام بتنسيق الرسائل.

2_ توضيح الهيئة الخارجية التي ينبغي أن تكون فيها الرسالة بعد التنسيق.

3_ بيان أهمية تنسيق الرسائل بالنسبة للجامعة والطالب.

4_ وضع الحدود الزمنية لتنسيق الرسائل.

5_ وضع وثيقة الموافقة والاقرار على شروط تنسيق الرسائل التي تضعها الجامعة وتوضيح مخاطر مخالفة هذه المعايير.

 تنسيق الأبحاث باللغة الإنجليزية 

يأخذ تنسيق الرسائل والأبحاث في اللغة الإنجليزية نفس طريقة تنسيق الرسائل والأبحاث في اللغة العربية مع مراعاة بعض الأمور وهي:

1_ طبيعة كتابة اللغة الانجليزية (من اليسار إلى اليمين).

2_ يجب اتباع قواعد اللغة الإنجليزية عند تنسيق الرسائل ومثال ذلك (البدء بحرف كبير، ترك مسافة عند بداية أول فقرة).

3_ عند تنسيق الهوامش في الأبحاث الإنجليزية فإنه ينبغي مراعاة ترك 3سم من اليسار و2سم من اليمين وهذا عكس اللغة العربية.

4_ في تنسيق الرسائل والأبحاث في اللغة الإنجليزية يجب أن تكون الأشكال والجداول منسقة من ناحية الفراغات الموجودة فيها بحيث تتسع لحجم حروف اللغة الإنجليزية.

 ما هي أهمية تنسيق الهوامش؟ 

لأجل فهم تنسيق الهوامش وطرقها وأهميتها لابد من معرفة ما هي الهوامش وما فائدتها في البحث، فالهوامش تعرف على أنها أماكن مخصصة لكتابة الملاحظات والمراجع في مناطق مخصصة على الصفحة تكون هذه المناطق خارج الأبعاد للكتابة، كما تأتي أهمية الهوامش كونها:

1_ توثق الاقتباسات والمراجع والملاحظات.

2_ تضيف معلومات توضيحية على النص الأساسي.

3_ تعمل على تنسيق الرسائل بحيث تأخذ العين المدى البصري الذي يزيل التشتت.

ومن طرحنا السابق لمفهوم الهوامش وفائدتها يصبح بإمكاننا فهم مقصد الهوامش وأهميتها في تنسيق الرسائل، حيث يتم تنسيق الهوامش من خلال عملية تنسيق الرسائل بترك 3سم من جهة اليمين و2سم من جهة اليسار عند الكتابة باللغة العربية.

 المدة اللازمة لتنسيق الرسائل 

يتم تحديد المدة اللازمة لتنسيق الرسائل وفقاً لعدة معايير تحكم هذه المدة ومنها:

1_ القيود الزمنية التي تفرضها الجامعة والمشرفين من حيث تسليم النسخة الأولى إلى النسخة النهائية للرسالة العلمية.

2_ يأخذ تنسيق الرسائل مدته وفقاً لطبيعة الموضوع الذي تتناوله الرسالة حيث تحتاج بعض الرسائل إلى وقت قصير وأخرى طويل.

3_ عند وجود كثير من الجداول والأشكال المضمنة في الرسالة، فإن عملية تنسيق الرسائل تتطلب وقتاً أطول من الرسائل التي تحتوي على نصوص جامدة.

4_ تكون مدة تنسيق الرسائل مربوطة بتوجيهات المشرفين والاجراءات التي يطلبونها من الباحث.

5_ عندما يكون القائم بعملية تنسيق الرسائل محترفاً ومختصاً في مجال تنسيق الرسائل، فإن عملية تنسيق الرسائل ستأخذ وقتاً قصيراً والعكس صحيح.

المدة الزمنية اللازمة لتنسيق الرسائل 

1_ ينبغي معرفة كافة المطلوب انجازه قبل البدء بعملية تنسيق الرسائل.

2_ مراجعة المشرفين أولاً بأول قبل إتمام تنسيق الرسائل.

3_ لا ينبغي مسارعة الوقت وأن يصبح إتمام تنسيق الرسائل بأقصر مدة هو الهدف المنشود إنما يجب مراعاة كفاءة البحث والخروج بنتائج عالية من هذه العملية.

4_ من الأفضل أن يتم وضع كافة المتطلبات على ورقة خارجية واعتبارها كمرجع لخطوات تنسيق الرسائل.

 مراحل تنسيق رسائل الماجستير والدكتوراه 

من خلال عدة مراحل متسلسلة يتم تنسيق الرسائل للماجستير والدكتوراه، ومراحل تنسيق الرسائل كالتالي:

1_ الاطلاع العام على الرسالة ومتطلبات تنسيق الرسائل التي تحتاجها لإتمام هذه المهمة.

2_ تنسيق عدد الصفحات لرسائل الماجستير والدكتوراه، ومن المعايير المعتمدة في ذلك هو 250صفحة لرسالة الماجستير و350 لرسالة الدكتوراه.

3_ تنسيق الخطوط والعناوين الرئيسية والفرعية وذلك حسب ما تتطلبه عملية تنسيق الرسائل وفق المعايير الجامعية ومثال ذلك (أن يكون العنوان الرئيس بخط 16 غامق والعنوان الفرعي بخط 14غامق)، وتكون الخطوط بمقياس1.5.

5_ تنسيق كافة الجداول والأشكال، حيث يتم توضيح هذه الجداول والأشكال وإبرازها وتنظيمها في عملية تنسيق الرسائل.

6_ مراجعة تنسيق الرسائل وإتمام النقائص.

 مميزات المنسق لرسائل الماجستير والدكتوراه 

المنسق المختص هو الشخص الذي يقوم بعملية تنسيق الرسائل بشكل احترافي ومتخصص، كما يكون المنسق المختص قد مارس تنسيق الرسائل بشكل واسع واستفاد من الخبرات المتراكمة عنده، ويتميز المنسق المختص عن المنسق العادي بأنه:

1_ يكون المنسق المختص قد تمكن من أبجديات وأساسيات تنسيق الرسائل ولا يحتاج تعلمها لكل رسالة يقوم بتنسيقها.

2_ يجري المنسق المختص عدداً كثيراً من مواضيع الرسائل المختلفة وبالتالي يتمكن من تنسيق الرسائل في مجالات عدة.

3_ يأخذ المنسق المختص وقتاً وجهداً أقل عند تنسيق الرسائل ويعطي نتائج أفضل.

4_ يكون المنسق المختص مهمتاً بكل ما يتعلق بعملية تنسيق الرسائل من برامج حاسوبية وأبحاث وغيرها.

وكذلك فإن المنسق المختص يجب أن يمتلك يراعي عدة معايير عند تنسيق الرسائل منها:

1_ يجب أن يكون المنسق المختص عالماً بحيثيات عملية تنسيق الرسائل.

2_ على المنسق المختص أن يتابع التطورات الحاصلة في مجال تنسيق الرسائل.

3_ هناك صفات شخصية تساعد المنسق المختص مثل تحمل ضغط العمل وسرعة البديهة.

4_ ينصح بأن يقوم المنسق المختص بمراجعة كافة أعمال تنسيق الرسائل التي يقوم بها.

5_ يجب أن يستفيد المنسق المختص من أخطائه في عملية تنسيق الرسائل.

6_ من المهم أن يكون المنسق المختص عالماً بكيفية استخدام الحاسوب وبرامجه في تنسيق الرسائل.

 دليل تنسيق الرسائل الجامعية 

دليل تنسيق الرسائل الجامعية هو مجموعة من الأوراق التي تضعها هيئات الدراسات العليا والهيئات الأكاديمية ذات الاختصاص حيث تحتوي هذه الأوراق على عدد من الضوابط والمعايير التي تلزم الطالب باتباعها، وتضعها الجامعة كوسيلة للحصول أفضل النتائج الممكنة من وراء عملية تنسيق الرسائل، وفي هذا الإطار يتم طرح عدة تساؤلات كالتالي:

ماذا يفيد دليل تنسيق الرسائل الجامعية؟

يفيد دليل تنسيق الرسائل الجامعية في توضيح الطريق الذي على الطالب أن يسلكه في تنسيق الرسائل، بحيث تتم هذه العملية وفقاً للمعايير الواردة في هذا الدليل وبالشكل الذي يقره المشرفين والمحكمين للرسائل الجامعية، كما يفيد دليل تنسيق الرسائل الجامعية في إزالة التشتت أثناء تنسيق الرسائل وجعل منهاج محدد يتبع كافة الطلاب من غير تميز مما يساعد في الارتقاء بالمسيرة التعليمة.

ماذا يجب أن يحتوي دليل تنسيق الرسائل الجامعية؟

1_ الأساسيات العامة لتنسيق الرسائل الجامعية.

2_ أحجام وأنواع الخطوط.

3_ أحجام العنوان لكل نوع من العناوين.

4_ عدد الصفات وجودة الورق.

5_ كيفية ترتيب وتنظيم الغلاف.

6_ البنية الفنية الكاملة لتنسيق الرسائل في الرسالة بشكل كلي.

أين يوضع دليل تنسيق الرسائل الجامعية؟

من السهل جداً الحصول على دليل تنسيق الرسائل الجامعية حيث عادة ما توفره الجامعة عبر الموقع الالكتروني الخاص بالجامعة في نافذة الدراسات العليا أو نافذة البحث العلمي، كما يوجد الدليل كمرفق لدليل الطالب الجامعي الذي يتم استلامه ورقياً عند التسجيل في الجامعة، وكذلك يتم طباعة هذا دليل تنسيق الرسائل وتوزيعه من قبل بعض المشرفين على الرسائل.

 تنسيق الجداول في الرسائل العلمية 

يعتبر تنسيق الجداول جزء مهم من عملية تنسيق الرسائل، حيث يكون الهدف الأساسي في تنسيق الجداول ضمن تنسيق الرسائل هو إبراز وتوضيح هذه الجداول وما تحتويه من بيانات ومعلومات وذلك لتأكيد أهمية هذه الجداول وضمان فهم ما تحتويه، ويتم تنسيق الجداول باتباع الاجراءات التالية:

1_ كتابة وتدوين عناوين الجداول في فوق كل جدول، كما يجب الترميز إلى هذا الجدول.

2_ في تنسيق الرسائل يتم التأكد من وجود كل جدول تحت عنوانه ورقمه الخاص به وفي إطار صفحة واحدة غير منفصلة بحيث يكون الجدول كوحدة نصية واحدة.

3_ يجب ترقيم الجداول وذلك بالأسلوب التسلسلي التصاعدي.

4_ يجب التأكد من أحجام الخطوط المكونة لهذا الجدول وذلك وفقاً لمعايير الجامعة.

5_ يجب كتابة عنوان الجدول بحجم لا يقل عن 14 غامق.

 تنسيق وترقيم الصفحات والفواصل 

من أدق الأمور التي تشملها عملية تنسيق الرسائل هي تنسيق وترقيم الصفحات والفواصل، حيث نبدأ بذكر طريقة ترقيم الصفحات ضمن عملية تنسيق الرسائل:

1_ الضغط على نافذة ادراج.

2_ الذهاب إلى بند رقم الصفحة.

3_ عند الضغط على بند رقم الصفحة تأتي عدة خيارات لكيفية وضع الرقم في الصفحة (أسفل، أعلى، جنب، أسفل يمين، أسفل يسار، وهكذا).

4_ يتم اختيار أسلوب الترقيم الذي يتناسب مع معايير الجامعة وسياستها.

5_ الانتظار لبضع ثواني، وبعدها يكون كامل الملف قد جرى ترقيمه ابتداء من (1) حتى آخر رقم يصل إليه الترقيم حسب عدد الصفحات.

وأما تنسيق الفواصل في الرسائل، فيتم تنسيق الفواصل من خلال تنسيق الرسائل بحيث توضع الفاصلة ملاصقة للكلمة السابقة ومن ثم توضع مسافة وتكتب الكلمة التي تليها، مثال: (طبقة الأوزون، الغلاف الجوي)، وهذا أمر ضروري في تنسيق الرسائل اعتباره مهمة تحريرية معتمدة حسب معايير الجودة العالمية.

 نموذج تنسيق رسالة علمية 

تمت عملية التنسيق لهذا النموذج الذي سنعرضه بالشكل المطابق للمعايير الدولية لتنسيق الرسائل، وتبعاً لكافة الضوابط التي ينبغي اتباعها في تنسيق الرسائل، حيث تم تنسيق الخطوط والعناوين والأشكال والجداول والفهارس والهوامش والحدود والمسافات، ويمكن الاستفادة من نموذج تنسيق الرسائل هذا من خلال التعرف على طبيعة تنسيق الرسائل والاجراءات التي تطلبها انجاز هذا التنسيق للرسائل، وكذلك النظر في الشكل الفني لتنسيق الرسائل.

وللاطلاع على نموذج لتنسيق رسالة علمية اضغط هنا 

 كيف يتم تنسيق الأبحاث العلمية؟ 

تكون الاجابة عن هذا السؤال، من خلال الخطوات التالية:

1_ أول خطوة في تنسيق الرسائل العلمية هي التأكد من أن عدد أوراق الرسالة مناسب لطبيعة الرسالة بحيث تكون 250 في الماجستير و350 في الدكتوراه.

2_ يتم التطرق لتنسيق الخطوط ومقاييسها وأحجامها بحيث يكون حجم الخط في متن الأبحاث 12 وفي عناوينها الرئيسية16 والعناوين الفرعية 14.

3_ تتم عملية تنسيق الجداول والأشكال في تنسيق الرسائل بحيث توضع الجداول تحت عناوينها مباشرة وبدون تجزئة بين الصفحات.

4_ في تنسيق الرسائل يتم تنسيق الهوامش بترك 3سم من يمين الصفحة و2سم من اليسار في الكتابة العربية والعكس في الكتابة الإنجليزية.

5_ يتم ترقيم الصفحات بشكل تسلسلي من الصفحة الأولى إلى الصفحة الأخيرة.

6_ تشمل عملية تنسيق الرسائل تنسيق صفحة الغلاف وتغليف البحث بغلاف بلاستيكي.

7_ يجب التأكد من اتمام كافة شروط تنسيق الرسائل والمراجعة قبل التسليم.

 خطوات ترتيب وتنسيق الرسائل 

تتكون عملية ترتيب وتنسيق الرسائل من عدة خطوات متتابعة ومراحل متعددة حيث تشمل هذه المراحل:

أولاً: مرحلة ما قبل تنسيق الرسائل:

ويتم فيها التعرف على الأسس والأنظمة وسياسات الجامعة في تنسيق الرسائل، وكذلك أخذ كافة توجيهات المشرفين، ومن ثم كتابتها وعرضها على الامكانيات المتاحة، وتعتبر هذه المرحلة هي التمهيد لتنسيق الرسائل.

ثانياً: مرحلة تنسيق الرسائل الفعلي:

وفي مرحلة تنسيق الرسائل الفعلي يتم اتباع الخطوات المنهجية واجراء العمليات لتنسيق الرسائل كالتالي:

1_ تنسيق الخطوط والعناوين.

2_ تنسيق الجداول والأشكال.

3_ تنسيق الهوامش.

4_ ترقيم الصفحات.

5_ تنسيق المسافات والأبعاد.

ثالثاً: مرحلة ما بعد تنسيق الرسائل:

وفي هذه المرحلة يتم التأكد من استيفاء عملية تنسيق الرسائل لكافة المعايير الصحيحة وكذلك موافقتها للسياسة العامة لإدارة الجامعة.

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي