تنسيق الرسائل وخطوات ترتيبها

 كيف يتم تنسيق الرسائل 

يتم تنسيق الأبحاث والرسائل العلمية عن طريق برنامج الوورد، ويتم من خلال ما يلي:

• التأكد من عدد صفحات الرسائل، والذي يكون وفق المعايير التي تضعها الجامعة في عملية تسيق الرسائل، ومن المتعارف عليه عند الباحثين أن عدد صفحات رسالة الماجستير هي 250 صفحة، وعدد صفحات رسالة الدكتوراه 350 صفحة.
• يجب التأكد أثناء تنسيق الرسائل من ملائمة نوع الورق المستخدم في عملية الطباعة، حيث من المفترض أن يكون نوع الورق المستخدم في الرسائل مقاس A-4 وبوزن 80 غرام، كذلك لابد من مراعاة تجليد الرسالة وذلك عن طريق ربط الرسالة برابط حلزوني بلاستيكي، وتغليفها بغلاف بلاستيكي شفاف.
• في تنسيق الرسائل يتم استخدام نوع الخط 12في كتابة فقرات الرسالة، و18 عريض في كتابة عناوين الأبواب، و16 عريض في كتابة العناوين الرئيسية، و14 في كتابة العناوين الفرعية.
• يراعى في تنسيق الرسائل ضبط هوامش الرسائل بترك 3سم من على يمين الصفحة، و2سم من على يسارها في الأبحاث والرسائل العربية والعكس صحيح في الأبحاث الأجنبية.
• يتم خلال عملية تنسيق رسائل الماجستير والدكتوراه ترقيم صفحات الرسائل ووضع الأرقام في أسفل منتصف الصفحة.
• يتم تنسيق الغلاف الخارجي في إطار عملية تنسيق الرسائل بوضع شعار الجامعة في أعلى يمين صفحة الغلاف في الرسالة، ومن ثم كتابة اسم الجامعة التي يدرس فيها الطالب، ومن ثم كتابة عنوان الرسالة بخط عرض وكبير في منتصف صفحة الغلاف، وأسفلها تكتب عبارة (قدمت هذه الرسالة لاستكمال الحصول على درجة الماجستير) أو (درجة الدكتوراه)، ومن ثم يتم كتابة اسم الطالب وأسماء المشرفين وأخيراً التاريخ.

  شروط مهمة في تنسيق الرسائل 

• عند تنسيق الرسائل يتم توحيد نمط حجم الخطوط المستعملة في الرسائل كلٌ بما يناسب موقع، فمثلاً لا يجوز كتابة الخطوط بخط 16 في بعض الصفحات وكتابتها بخط 14 في صفحات أخرى.
• التأكد من تنسيق الجداول والرسومات بشكل جيد في الرسائل.
• الالتزام التام بالمعايير التي تضعها الجامعة في عملية تنسيق الرسائل.
• التأكد من ترتيب النصوص والفقرات ترتيباً سليماً.
• عدم الاكثار أثناء تنسيق الرسائل من إبراز الخطوط التي تعمل على تشويه وتشتيت انتباه القارئ.
• عدم فرض الطابع الشخصي أثناء تنسيق الرسائل.

 أهمية تنسيق الرسائل 

• اتباع خطوات تنسيق الرسائل المقررة من قبل الجامعة.
• جعل البحث أكثر جاذبية وأناقة.
• ضمان وصول المعنى بالشكل المطلوب للقراء والمحكمين.
• سهولة التنقل بين أجزاء البحث وسهوله تصفحه.

 خطوات ترتيب وتنسيق الرسائل 

من الأمور الواجب على القائم بتنسيق الرسائل اتباعها أثناء تنسيق رسائل الماجستير والدكتوراه ما يلي:

• أن يقوم بتنسيق الرسائل وفق المتطلبات التي تطلبها الجامعة.
• عملية تنسيق الرسائل عملية شاقة وتحتاج صبر وقوة تحمل من قبل المنسق.
• عدم التسرع في تسليم العمل ومراجعة العمل أكثر من مرة قبل تسليمه.
• أن يقوم منسق الرسائل بالاطلاع على نماذج أخرى من الرسائل المنسقة ويقوم بالاستفادة منها في تنسيق الرسائل التي يقوم بها.
• أن يكون ملماً بالتطورات الحاصلة على التطبيقات المستخدمة في مجال تنسيق الرسائل.
• من الأفضل أن يكون الشخص متخصصًا بمجال محدد في تنسيق الرسائل؛ لأن ذلك يعمل على مراعاته للفوارق في المضامين الموجودة داخل البحث.
• التدوين المستمر لكل الأخطاء التي يقع فيها أثناء تنسيق الرسائل.
• عرض التنسيق أولاً بأول على المشرفين وأخذ نصائحهم بعين الاعتبار.

 تنسيق الرسائل وفقاً للدليل الجامعي للأبحاث 

يتم تنسيق الرسائل لما ورد في دليل الجامعة للأبحاث العلمية، حيث يتضمن هذا الدليل الجامعي العديد من الشروط والقوانين والأطر التي ينبغي ألا يقبل أي بحث من غيرها، ومن الأمور التي يتم إيضاحها في دليل الجامعة لتنسيق الرسائل ما يلي:

• أحجام وأنواع الخطوط المستخدمة في عملية تنسيق الرسائل.
• تحديد الإطار العام لتنسيق الرسائل والأبحاث العلمية.
• المنهج المتبع في تنسيق الرسائل.
• دور المشرفين في عملية تنسيق الرسائل.
• أماكن الاستعانة وطلب المساعدة التي يمكن التوجه إليها عند إرادة تنسيق الرسائل.
• الترتيب النهائي المطلوب في عملية تنسيق الرسائل.

 كيفية تنسيق الجداول في رسائل الماجستير والدكتوراه 

يتم تنسيق الجداول ضمن عملية تنسيق الرسائل وفقاً لسياسية تنسيق الرسائل التي تفرضها الجامعة، ومن التعليمات المهمة في عملية تنسيق داول الرسائل ما يلي:

• يجب أن تظهر الجداول مباشرة بعد ذكر متن الرسالة، ويجب تجنب الإشارة إليها في أماكن أخرى من البحث أو وضعها في النهاية.
• يكتب عنوان الجدول بخط عريض مقاس 14 ويتم وضعه فوق الجدول مباشرة أو أسفله.
• يتم وضع عناوين الجدول في وسط الصفحة وإبرازها.
• خلال تنسيق الرسائل لابد من القيام بترقيم الجداول بشكل متسلسل ويتم وضع الجدول برقمه في قائمة المراجع.

 تنسيق وترقيم الصفحات والفواصل 

تتم عملية ترقيم الصفحات والفواصل في البحوث والرسائل باستخدام قائمة إدراج في برنامج الوورد ومن ثم (رقم الصفحة)؛ لتظهر عندنا عدة اختيارات بمكان وضع رقم الصفحة أسفل أو أعلى أو جنب الصفحة وفي كل خيار من هذه الخيارات يوجد خيارات أخرى، مما يجعل تنسيق وترقيم الصفحات والفواصل في البحوث والرسائل أمراً سهلاً وله مرونة عالية، ولكن ينبغي تنسيق وترقيم الصفحات وفقاً للمعايير التي تطلبها الجامعة، كما يتم تنسيق الفواصل وفق معايير اللغة المستخدمة في كتابة البحوث والرسائل.

 فيديو: استخدامات الورد في كتابة الرسائل العلمية 

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي