تنسيق الرسائل ومراحله في الرسائل الجامعية

 تنسيق رسائل الماجستير والدكتوراة 

يعد تنسيق رسائل الماجستير والدكتوراه من أهم الأعمال في إتمام تلك الرسائل، وذلك لأن مرحلة تنسيق الرسائل تعمل على إعداد وضبط الرسائل وتنظيمها وفقاً للمعايير التي وضعتها الجامعة، كما ويزيد تنسيق الرسائل من زيادة فهم المقصود من الرسالة البحثية المقدمة، ويتم تنظيم الفقرات والخطوط والفهارس وترقيم الصفحات خلال عملية تنسيق الرسائل، وذلك بالشكل الذي يجعل الرسالة ذات مظهر مرتب وفقاً للمعايير الجامعة، ولتنسيق رسائل الماجستير والدكتوراه عدة خطوات كالتالي:

• التأكد أثناء تنسيق الرسائل من عدد صفحات الرسالة المقدمة، حيث تتراوح عدد هذه الصفحات حسب طبيعة المحتوى البحثي الخاص بكل رسالة وكذلك حسب معايير الجامعة ورأي المحكمين، وبشكل عام فإن عدد صفحات رسالة الماجستير يبلغ 250 صفحة، وعدد صفحات رسالة الدكتوراه يبلغ 350.
• الانتباه عند تنسيق الرسائل إلى موافقة الرسالة وحجمها مع نوعية الورق المستخدم، حيث يكون نوع الورق المستخدم في طباعة رسائل الماجستير والدكتوراه من مقاس A-4 وبوزن 80 غرام، كما ينبغي تنسيق الرسالة وفقاً لإجراءات الجودة في تجليد الرسالة بحيث تربط صفحات الرسالة برابط حلزوني بلاستيكي، كما يجب تجليد الغلاف الخارجي في رسالة الماجستير باللون الأسود، ويجب تجليد رسالة الدكتوراه باللون البني.
• في تنسيق الرسائل، يكون نوع الخط المستخدم في كتابة الفقرات هو12، وفي كتابة عناوين الأبواب بمقاس 18 عريض، وأما العناوين الرئيسية فتكتب بخط 16 عريض، وتلك العناوين التي تكون تحت العناوين الرئيسية تكتب بخط مقاس 14، كما ويتم كتابة العناوين الجانبية بخط عريض مقاس12، أما بالنسبة لخطوط الجداول والأشكال فتكون مقاس 12. 
• من الضروري التأكد من هوامش الصفحة أثناء تنسيق الرسائل، بحيث تكون 3سم من على اليمين و2سم من على اليسار في الرسائل المكتوبة باللغة العربية، و2سم من على اليمين و3سم من على اليسار في الرسائل المكتوبة باللغة الانجليزية واللغات الأخرى.
• من خلال عملية تنسيق الرسائل يتم ترقيم الصفحات في أسفل أو منتصف الصفحة، ولابد هنا من التأكد من سلامة التسلسل وبدأه بشكل صحيح وكذلك نهايته بشكل سليم.
• وبالنسبة لتنسيق الغلاف الخارجي للرسالة البحثية المقدمة، فيتم وضع شعار الجامعة في أعلى يمين الصفحة، ومن ثم كتابة اسم الجامعة والكلية التي يدرس بها الطالب، وأما عن عنوان الدراسة فيتم كتابتها في منتصف الصفحة بشكل كبير وعريض، ويتم كتابة عبارة (قدمت هذه الرسالة لاستكمال درجة الماجستير) أو (درجة الدكتوراه)، وبعدها يكتب اسم الطالب، يليه أسماء المشرفين، يليه التاريخ.

 من الذي يقوم بتنسيق الرسائل (الماجستير والدكتوراه)؟ 

من الأفضل أن يقوم بعملية تنسيق الرسائل في الأبحاث المقدمة (للماجستير والدكتوراه)، منسق مختص في هذا المجال، حيث تتطلب مهمة تنسيق الرسائل عديداً من القدرات والمهارات اللازمة بإتمام هذا العمل على الشكل المطلوب الذي يلبي هدف الرسالة ووصولها إلى الجمهور بالمعنى والكيفية الذي أرادها الباحث والمشرفين والجامعة، وتكون المهارات اللازمة لتنسيق الرسائل عبارة عن مهارات مكتسبة من تعلم أسس وقواعد هذه المهمة وكذلك من ممارسة تنسيق الرسائل بشكل دوري ومستمر، ومن أبرز الصفات التي يجب أن يمتلكها  القائم بتنسيق الرسائل هي:

• تحمل ضغط العمل، والعمل ضمن فريق.
• إجادة أساليب التواصل الانساني من حوار وعرض آراء وغيرها.
• إجادة استخدام وسائل التواصل المختلفة فهي مهم لعملية تنسيق الرسائل.
• إجادة استخدام برامج تنسيق الرسائل وأهمها برنامج (الوورد).
• يجب على القائم بعملية تنسيق الرسائل أن يكون ملماً بكافة المعايير الجامعية الخاصة بكل رسالة يقوم بتنسيقها.
• لابد لمنسق الرسائل معرفة القواعد والأسس التي تقوم عليها عملية تنسيق الرسائل .
• اتباع خطوات تنسيق الرسائل، وعدم فرض الطابع الشخصي أو (الاجتهاد) في عملية تنسيق الرسائل بالشكل الذي يطغى على جوهر الرسالة.
• من الأفضل أن يكتب كافة المشكلات التي يواجهها أثناء تنسيق الرسائل للاستفادة منها في أعمال أخرى.
• مواكبة كل التطورات الحاصلة في مجال تنسيق الرسائل.

 دليل الجامعة في تنسيق الرسائل 

وهو عبارة عن الأسس والقواعد التي تطلبها الجامعة لحثيات تنسيق الرسائل العملية، حيث لابد للطالب وأن يتبع هذا الدليل الجامعي في تنسيق الرسائل البحثية التي يقوم بتقديمها للجامعة، ويشمل هذا دليل الجامعة في تنسيق الرسائل على:

• الإطار العام لتنسيق الرسائل: وفيه تذكر الجامعة متطلبات هيئة كتابة الرسائل وتشمل أنواع الخطوط والعناوين والترقيم والهوامش والفهارس، والجداول والأشكال والمسافات بين السطور والفقرات وغيرها.
• الحد الأدنى لعدد الصفحات وكذلك الحد الأقصى لعدد الصفحات.
• نوعية الورق والتجليد.
• صفحة الغلاف وترتيبها.
• ترتيب محتويات الرسالة، من مقدمة وإهداء وشكر ومواضيع الرسالة والنتائج والتوصيات والمراجع والفهارس.
• ترقيم الصفحة.

 تنسيق الرسائل باللغة الإنجليزية 

لا يختلف كثيراً تنسيق الرسائل باللغة الإنجليزية عنه في اللغة العربية، حيث أن خطوات تنسيق الرسائل هي ذاتها مع مراعاة طبيعة الكتابة والاختلاف بين اللغتين، حيث تكتب اللغة العربية من اليمين لليسار وتكتب الإنجليزية من اليسار لليمين، وهنا يراعى في الهوامش أن تكون في اللغة العربية 3سم من على اليمين و2سم من على اليسار، وأما في اللغة الإنجليزية فالعكس صحيح بحيث تكون 2سم من على اليمين و3 سم من على اليسار، وكذلك لابد من مراعاة أدوات الترقيم في اللغة الإنجليزية، والتأكد سلامة القواعد الكتابية في اللغة الإنجليزية ومدى مناسبة التنسيق لطبيعتها.

 تنسيق الهوامش والحواشي في الرسائل 

الهوامش هي الفراغات الموجودة على جنبي الصفحة وأما الحواشي فهي المراجع والملاحظات الموجودة أسفل الصفحة، وذهب بعض الباحثين إلى اعتبار الهوامش والحواشي أن لهما نفس المعنى، وتتم عملية تنسيق الهوامش والحواشي بشكل سهل استناداً إلى الخصائص المميزة التي يوفرها تطبيق الوورد حيث يتم وضع الهوامش بترك مسافة 3سم من اليمين و2سم من اليسار في اللغة العربية و2سم من اليمين و3من اليسار في اللغة الإنجليزية، وكما يتم تنسيق الحواشي من خلال قائمة مراجع الموجودة في الوورد ومن ثم اختيار طريقة الكتابة المناسبة لهيئة وطبيعة تنسيق الرسائل بشكل عام.

 ما هي المدة اللازمة لتنسيق الرسالة؟ 

ليس هناك مدة محددة لإنهاء تنسيق الرسائل بشكل عام، وإنما يرجع ذلك إلى عدة أمور وهي:

1. طبيعة الرسالة المراد تنسيقها.
2. المدة القصوى التي تعطيها الجامعة للطالب لتنسيق رسالته.
3. مدى إلمام القائم بتنسيق الرسائل بأساسيات وقواعد التنسيق.
4. مدى التفاعل بين المشرفين على الرسالة والطالب والقائم بتنسيق الرسائل.
5. التوصيات التي يقدمها المشرفون.

 فيديو: تنسيق الرسائل 

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي