نموذج الخطة التشغيلية المميزة لمؤسسة أو لمشروع PDF

 1- مقدمة عن الخطة التشغيلية المميزة 

الخطة التشغيلية هي الخطوة التالية لوضع الخطة التنفيذية للمنظمة، وتضم الخطة التشغيلية PDF خطة لتخصيص الموارد، وتحديد التوقيتات الزمنية لانطلاق المشاريع ونهايتها وتحديد المسؤوليات التنفيذية ووضع الجدول الزمني لسير العمليات المتعلقة بأنشطة كل مشروع وكخطوة أخيرة، قد يتم تعديل البرنامج التشغيلي ليعكس القرارات الإدارة في المنظمة أو التغيرات المالية التي حدثت أثناء عملية تطوير الموازنة.

ينبغي كذلك أن تعد الخطط التشغيلية عن طريق الأفراد الذين سيشاركون في التنفيذ. وكثيرا ما تكون هناك حاجة للحوار بين موظفي المنظمة نظرا لأن الخطط التي يضعها أحد أقسام المنظمة لا بد وأن يكون له انعكاسات على الأقسام الخطوة العاشرة: إدارة ومتابعة المشاريع بعد اعتماد الخطة التشغيلية وخلط المشاريع يتبقى على المديرين إدارة ومتابعة تنفيذ الخطة، وذلك بجمع الخطط في ملف واحد .

الملف المرفق نموذج مقترح لإدارة المشاريع جميعها في مكان واحد، والمطلوب من مدير المنظمة هو نسخ خطط المشاريع الورقة الثانية في ملف نموذج توثيق مشروع و كذلك لصقها في هذا الملف، ثم استخدام ميزات الفرز والتصفية لمتابعة تنفيذ هذه الخطط.

 2- التهيئة لإعداد نموذج الخطة التشغيلية المميزة لمشروع أو لمؤسسة 

من أهم الجوانب التي يجب مراعاتها عند إعداد الخطة التشغيلية PDF على سبيل المثال:

1. تقدير مشاركة جميع الأطراف والمستفيدين في إعداد الخطط الفرعية و كذلك التقارير.
2. وضع جدول زمني مقبول أو ملائم.
3. الاتصال أو التواصل المستمر لاستعراض ما تم إنجازه مع جميع الأطراف.
4. بالإضافة إلى ذلك إجراء مقابلات مع مؤسسات المجتمع.
5. استطلاع رأي القيادات بالأقسام أو الإدارات.
6. ربط المبادرات بالجهات المسؤولة داخل الكلية أو العمادة، مع تحديد الجهات المساندة من الجامعة إذا تطلبت المبادرة ذلك.
7. ترتيب المبادرات وفق أولويات الكلية أو العمادة لهذا العام، مع مراعاة أولويات السنوات اللاحقة.
8. تحديد المبادرات التي تحتاج دعم تمويلي أو التواصل مع مكتب إدارة المشاريع بالجامعة لتذليل الصعوبات.
9. أيضا مراعاة التوثيق الدقيق والمنتظم لجميع الأنشطة والفعاليات المرتبطة بتنفيذ الخطة التشغيلية المميزة .
10. تحديد أوجه تصحيح أية انحرافات أو جوانب قصور تواجه تنفيذ المبادرات.
11. إبراز البيانات الكمية في تطور أداء الكلية أو العمادة، بما يساعد في صياغة مؤشرات واضحة عند إعداد التقرير السنوي.
12. الاعتماد على نموذج واضح ومتكامل أيضا لتوثيق أنشطة وفعاليات تنفيذ المبادرات وأهم المعوقات التي واجهت القائمين وكيف تم التغلب عليها.

 3- خطوات صياغة نموذج الخطة التشغيلية لمشروع أو لمؤسسة 

الخطوة الأولى: تشكيل فريق لوضع نموذج الخطة التشغيلية PDF لمشروع أو لمؤسسة

يجتمع الفريق أو المجموعة ويحدد ما يلي:

1. اختيار( ۳) بحد أدنى إلى (۱۰) بحد أقصی من نقاط القوة أو التميز التي تتميز بها المنظمة. على سبيل المثال: فريق متماسك أو قائد متميز أو سمعة جيده أو منتج ممتاز.
2. اختيار (۳) بحد أدنى إلى (۱۰) بحد أقصى من نقاط الضعف أو الفشل في المنظمة. على سبيل المثال: عدم كفاية الموازنة، ووتينية أساليب العمل، كذلك تدني كفاءة الموظفين.
3. اختيار (1) بحد أدنى إلى (3) بحد اقصى من الفرص المتاحة أمام المنظمة مع الأخذ بعين الاعتبار كذلك وجوب أن تكون الفرص قابله للتحقيق في مدة الخطة.
   على سبيل المثال: نستطيع فتح فرع في الشمال نستطيع أن نقوم بخدمات التوصيل
4. اختيار (۱) بحد ادني (۳) بحد أقصى من المخاطر المتوقعة للمنظمة مع الأخذ بعين الاعتبار أيضا وجوب أن تكون المخاطر قابلة للتحقق في مدة الخطة.
   على سبيل المثال: تخفيض الموازنة أو دخول منافس قوي في السوق.

الخطوة الثانية: جمع المعلومات أثناء إعداد نموذج خطة تشغيلية لمشروع أو لمؤسسة

يحتاج المخطط أن يجمع معلومات وبيانات قبل البدء بإعداد الخطة التشغيلية المميزة PDF ، وأبرز الأمور التي ينبغي عليه استحضارها نذكرها في هذا المقال.

 1- الخطة الاستراتيجية للمنظمة 

تحوي الخطة الاستراتيجية غالبة أهداف استراتيجية أو سياسات، ولكل سياسة مؤشرات أداء طالب الإدارات التنفيذية بتحقيق هذه المؤشرات خلال مدى الخطة الاستراتيجية، وعلى الإدارات التنفيذية تحويل هذه المؤشرات إلى أهداف مرحلية غالبا ما تكون سنوية. هنا مثال تحويل المؤشرات إلى أهداف مرحلية:

فعندما تعد المنظمة خطتها التشغيلية لعام ۲۰۱۷ ستدرج فيها الأهداف التالية:

1- تدريب ۳۰٪ من العاملين

2 - بالإضافة إلى ذلك شراء حاسبات

3 - إعداد دراسات متخصصة

 2 - الخطة الخمسية للمنظمة 

أحيانا تكون للمنظمة خطة طويلة المدي، تحتوي هذه الخطة على أهداف عامة أو أهداف خاصة، ويطلب من الوحدات الإدارية داخل المنظمة لتحقيق أهداف هذه إسلخطة، وفي مثل هذه الحالة ستكون أهداف الخطة الخمسية العامة أو التفصيلية هي قوام الخطة التشغيلية لتلك المنظمة.

3 - الخطة التشغيلية السابقة:

يفترض أن لا تختلف الخطة التشغيلية المميزة من سنة إلى أخرى اختلافات كبيرة أو جوهرية، فكثير من المشاريع التي كانت تنفذها المنظمة في العام المنصرم يتوقع أن تستمر المنظمة في تنفيذها هذا السنة أيضا .

إن تكرار المشاريع في الخطة التشغيلية سنوية لا يعتبر عيبا أو نقصا في التخطيط، بل هو أمر طبيعي ومتوقع أيضا ، المشكلة تحدث عندما نستنسخ تلك المشاريع ونكررها دون تطوير أو تحسين.

4 - البيئة الداخلية:

لا يمكن إعداد خطة تشغيلية مميزة ناجحة دون الوقوف على البيئة الداخلية و كذلك تقييمها بدقة وشفافية، من خلال الاطلاع على تقارير الأداء سواء للمنظمة أو للعاملين مهم جدا في تصور ما يجب فعله على ضوء الإمكانيات المالية والمادية والبشرية.

5 - البيئة الخارجية:

يتطلب من المدير لأجل إعداد الخطة التشغيلية فاعلة أن يراجع الوثائق والمستندات التي بين يديه مثل: اللوائح أو الأنظمة أو التعاميم أو الأدلة أو الإجراءات أو التقارير وما شابه ويستخرج منها ما يجب على منظمته أن تقوم به لتحقيق رسالتها وماهي الفرص المتاحة أمامها أو التحديات والمعوقات، إبالإضافة إلى ذلك رصد احتياجات المتعاملين وآرائهم .

6 - آراء الصف الثاني:

يجب على المدير أن يستشير الصف الثاني قبل وأثناء إعداد الخطة التشغيلية PDF : ماهي البرامج والمشاريع التي تنفذها المنظمة أو تلك التي يتوقع أو يجب أن تنفذها في السنة القادمة؟ ولماذا؟ وكيف؟ كما يجب عليه أن يناقش فريق العمل: ماهي إمكانياتنا؟ ماذا نستطيع أن نفعل؟ وماذا يجب ألّا نفعل؟

الخطوة الثالثة: تحديد الأهداف - نموذج الخطة التشغيلية لمشروع أو مؤسسة 

استخدام احدى الطرق الشائعة لوضع الأهداف ومنها طريقه SWOT والتي تتمثل بالآتي:

1. نقاط القوة S = Strengths       
2. نقاط الضعف W =  Weaknesses
3. الفرص المتاحة O = Opportunitie  
4. التحديات أو التهديدات T = Threats  

مع ملاحظة أن نقاط القوة يجب ان تكون موجوده فعلا، أمّا الفرص فهي ظواهر غير موجودة ولكن من الممكن ان تخلقها المنظمة من خلال جهد تبذله، حيث أن الفرصة هي أمر إيجابي غير موجود يمكن ايجاده خلال مده الخطة، أمّا التحديات ( التهديدات) فهي امر سلبي غير موجود قد يحدث خلال مده الخطة .

ويقوم الفريق بوضع أمام كل نقطة قوة أو نقطة ضعف وعند كل فرصة أو تحدي هدف من أجل الاستفادة منه أو لمواجهته، مثل إذا كان لدينا في نقاط القوة فريق متماسك فان الهدف الذي يتعين وضعه هو: تنمية تألف الفريق.

إذا كان هناك نقطة ضعف بخفض الموازنة فان الهدف الذي يتعين وضعه هو: ترشيد المصروفاته.

إذا كانت هناك فرصة لفتح خدمات توصيل في المنظمة فإن الهدف الذي يتعين وضعه هو تقديم خدمات توصيل.

إذا كانت هناك خطر من انتقال مدير متميز في المنظمة فإن الهدف الذي يتعين وضعه هو تدريب موظفين اثنين لكي تختار المنظمة أحدهم بديلا له.

الخطوة الرابعة: الخريطة الذهنية 

خلال مرحلة جمع المعلومات يفترض أن يقوم المدير بجميع المعلومات و كذلك تنسيقها موضوعيا في خريطة ذهنية. ممكن أن يعد الخريطة يدوية والأفضل أن يستخدم برنامجا خاصا بالخرائط الذهنية.. أنصح ببرنامج free mind وهو برنامج مجاني وسهل الاستخدام أيضا ، علاوة على ذلك ستكون التطبيقات اللاحقة على هذا البرنامج.

مهما كانت الخريطة الناتجة عن العصف الذهني يجب على المدير أن يعيد ترتيبها وفقا لما يلي:

إذا كانت المنظمة صغيرة فترتب الخطة على شكل:

هدف عام/مجال > هدف خاص/هدف تفصيلي/سياسة > مهمة/نشاط

إذا كانت المنظمة متوسطة أو كبيرة فيجب أن ترتب كما يلي:

هدف عام/مجال > هدف خاص/هدف تفصيلي/سياسة > برنامج > مشروع مهمة/نشاط

مع ملاحظة ما يلي:..

1. علامة / تعني أو ، أي أن المخطط إما أن يعتمد مثلا وضع أهداف عامة أو مجالات لكن أحدهما يغني عن الآخر وهكذا في (الأهداف الخاصة أو التفصيلية أو السياسات) فأحد هذه المصطلحات يغني عن الآخر.
2. أحيانا المخططون يضعون مستويين من الأهداف كما هو موضح أعلاه، وأحيانا يكتفون بالهدف التفصيلي.
3. يخلط الكثير بين الهدف أو المشروع مع أن الفرق واضح فالهدف متعلق بالرسالة التي تؤديها المنظمة بينما المشروع هو وسيلة تحقيق هذا الهدف. على سبيل المثال تدريب ۳۰ % من الموظفين هو مشروع للهدف التالي: التطوير المهني للموظفين .
4. البرنامج يتكون من عدة مشاريع والمشروع يتكون من عدة أنشطة و كذلك الأنشطة من عدة فعاليات.
5. عندما تزيد أنشطة الخطة التشغيلية على سبيل المثال أكثر من 30 مشروع فيفضل وضعها بصيغة برامج ولو كانت المنظمة صغيرة.
6. لأصل أن لا نضع في الحلقة برنامجا إلا في حالة وجود عدد من المشاريع المتشابه أو المتكاملة والتي يمكن وضعها بصيغة برنامج واحد.

والصور التالية توضح الترتيب المتوقع للخرائط الذهنية:

الخطوة الخامسة: تحليل الأهداف 

إن تحديد الهدف يعني بيان بالنتيجة المطلوب تحقيقها ضمن مقياس كمي أو موعد محدد. ومن خلال استعمال نفس النتائج التي ظهرت لنا بالتحليل SWOT انها عملية ميكانيكيه يحثه فاذا كانت لدينا خمس نقاط قوة يظهر لدينا خمس أهداف ولا تحتاج لعمليه جديده و كما يلي:

1 - إن لكل نقطه قوة يراد الحفاظ عليها هدف أو لتنميتها هدف.

2 - بالإضافة إلى ذلك إن لكل نقطه ضعف پراد معالجتها هدف.

3 - إن لكل فرصة يراد استغلالها أو تحقيقها هدف

4 - إن لكل تهدید متوقع يراد منع حدوثه أو الاحتياط له هدف.

الخطوة السادسة: صياغة الأهداف بطريقة SMART 

يعرف الهدف الذكي بلأنه بيان بالنتيجة المطلوب تحقيقها ضمن مقياس كمي و كذلك خلال موعد محدد. وأن SMART هي وسيله لصياغة الأهداف بطريقة ذكية ممّا يعني:

1. هدف محدد Specific وقابل للقياس Measurable و كذلك متفق عليه Agreed وقابل للتحقيق Realistic ومحدد بوقت Timed.
   مثال على هدف غير محدد: تهدف المنظمة لتحسين الموارد البشرية فهذا هدف عام غير محدد.
2. ومثال على هدف محدد: تهدف المنظمة لتدريب موظفيها على استخدام الكومبيوتر. حيث يرد إلى الذهن القانون الشائع في علم الإدارة الذي يقول:
3. "You cannot Measure it, you cannot manage it"
4. أي أن أي أمر غير قابل للقياس فهو غير قابل للإدارة.   
   على سبيل المثال لتحويل الهدف المحدد إلى هدف قابل للقياس كما يأتي:
5. هدف محدد: تهدف المنظمة لتدريب موظفيها على استخدام الكمبيوتر.
6. هدف قابل للقياس: تدريب ۱۰۰ موظف على 5 دورات أساسية في علم الكمبيوتر.
7. الهدف الجيد يجب أن يكون محدد بوقت معين على سبيل المثال: تدريبا ۱۰۰ موظف على ۵ دورات أساسية في علم الكمبيوتر خلال 6 شهور،

الخطوة السابعة: الوسائل Means 

إن الوسائل هي السبل اللازمة للوصول إلى الهدف، والتي يجب كتابتها بطريقه SMART وهناك أيضا أربعة طرق للحصول على الوسائل الملائمة منها:

• الخبرات السابقة.
• كذلك وسائل المنافسين.
• أيضا السفر لزيارة المنظمات الشبيهة المتقدمة.
• بالإضافة إلى ذلك الابداع: وسائل جديده لم يعملها أحد من قبل.
• الكتب أو المراجع العلمية.

الخطوة الثامنة: تحديد المشاريع 

يقوم المدير أيضا في هذه الخطوة بتحديد المشاريع المعتمدة في خطته التشغيلية وفقاً للجدول التالي:

ويلاحظ في الجدول ما يأتي:

1- الهدف العام أو الهدف الفرعي واسم المشروع: تؤخذ من الخريطة الذهنية.

2 - مدة المشروع: هي المدة المتوقع فيها تنفيذ المشروع وتكتب هنا بشكل إجمالي على سبيل المثال: ثلاث أيام أو أسبوع أو شهر أو عام دراسي، مستمر.. حسبه اصطلاح المنظمة و كذلك طبيعة أعمالها.

3 - متطلبات التنفيذ: هي المتطلبات التي يتوقف عليها تنفيذ المشروع وتكون أثناء إعداد الخطة غير متوفرة على سبيل المثال : توفر دعم مالي، توفر بند مرفه. التنسيق مع مدرس.

4 - مؤشر النجاح: هو الحد الأدني الذي يجب تحقيقه في المشروع والذي سيقاس نجاح المشروع بناء على نسبة ما تحقق منه، ولا بد أن يكون المؤشر كمية أو يمكن قياسه على سبيل المثال: عدد أو نسبة المشاركين أو المستهدفين أو محتوی مقدم أو مهارة مكتسبة يمكن قياسها، كما يمكن ربطه بتاريخ محدد.

5 - مسؤول المشروع: عادة ما يكون المسؤول المنفذ للمشروع فريق عمل أو احد الموظفين ويفضل دائما أن لا يتولى مدير المنظمة إدارة المشاريع مباشرة، وذلك لكي يتمكن من متابعة خطط المشاريع كلها.

6 - مهام مسؤول المشروع:

1. توثيق المشروع: وسناتي أيضا على شرح نموذج توثيق المشروع.
2. متابعة تنفيذ خطة المشروع و كذلك إزالة المعوقات التي يواجهها المشروع.
3. كذلك رفع تقارير عن المشروع: وسئاتي على شرح نموذج تقارير المشروع.

7 - أيضا يكون مدير المشروع هو المسؤول عنه أمام مدير المنظمة.

8 - كذلك إضافة بيانات على الجدول أعلاه حسب رغبة المنظمة، على سبيل المثال : تاريخ بدء المشروع.

9 - أخيرا يجب مراجعة الخطة مراجعة شاملة والتأكد من مناسبة المشاريع قبل الانتقال إلى الخطوة التالية. بالإضافة إلى ذلك إذا كان هناك جهة في مشاركة في مشاريع المنظمة فيفضل عرض هذه المشاريع عليها.

الخطوة التاسعة وتوثيق المشاريع 

يطلب من مديري المشاريع توثيق مشاريعهم وفقا للبيانات الأساسية وكذلك المعتمدة في المرحلة السابقة.

أن توثيق المشروع هو بمثابة وثيقة تصف التفاصيل الدقيقة أو المهمة المتعلقة بالمشروع، ويتم ذلك من خلال نموذج تعده المنظمة وفقا لاحتياجاتها.

النموذج المرفق نموذج توثيق مشروع ويشمل: الصيغة الأولى وتغطي البيانات الأساسية للمشروع و كذلك الصيغة الثانية وتغطي خطة المشروع وفيما يلي توضيح لمحتويات كل صيغة

الصيغة الأولى: البيانات الأساسية للمشروع

تتطلب وثيقة المشاريع في الخطة التشغيلية وضع جدول تفصيلي يظهر كما فيما يلي:

أهداف المشروع

الصيغة الثانية: خطة تنفيذ المشروع

الخطوة العاشرة: إدارة ومتابعة المشاريع أيضا 

بعد اعتماد الخطة التشغيلية وخلط المشاريع يتبقى على المديرين إدارة أو متابعة تنفيذ الخطة، كذلك بجمع الخطط في ملف واحد. والملف المرفق نموذج مقترح لإدارة المشاريع جميعها في مكان واحد، والمطلوب من مدير المنظمة هو نسخ خطط المشاريع الورقة الثانية في ملف نموذج توثيق مشروع ولصقها في هذا الملف، ثم استخدام ميزات الفرز أو التصفية لمتابعة تنفيذ هذه الخطط .

 نموذج إعداد الخطة التشغيلية PDF لمشروع أو لمؤسسة 

المصدر: موقع مهارات النجاح