كيفية كتابة التقارير الإدارية وما هي مراحل إعدادها؟

 مقدمة عن كتابة التقارير 

الحاجة إلى تدوين البيانات والملاحظات اللازمة في العمليات الإدارية والمكتبية وغيرهم، أوجبت الحاجة إلى كتابة وإعداد التقارير من أجل متابعة البيانات والمعلومات بشكل مطلق، ويُعرف التقرير كعرض مكتوب لمجموعة من الحقائق الخاصة بموضوع معين أو مشكلة ما، يتضمن تحليلاً منطقياً واقتراحات وتوجيهات تتمشى مع نتائج التحليل. ويُعزى دور التقارير إلى تقديم هذه البيانات والمعلومات في صورة ملخصة منسقة تبرز المهم منها  وبهذا تصبح كتابة وإعداد التقارير وسيلة هامة من وسائل الاتصال وأداة فعالة لخدمة الإدارة في تقديم ملخص واف ونقل صورة دقيقة عما يجري داخل المنشأة.

 ولذلك فإنه يتوجب اتباع أسلوب في كتابة التقارير يهدف إلى أن يكون التقرير: 

• واضحاً، يسهل فهمه واستيعابه.
• موجزاً، بما يكفي لخدمة الغرض منه
• كاملاً، يغطي كافة جوانب الموضوع.
• دقيقاً، يحتوي على معلومات صحيحة.

 تمر عملية إعداد وكتابة التقارير بأربعة مراحل أساسية هي: 

1. مرحلة الإعداد والتجهيز.
2. مرحلة التنظيم والبناء الهيكلي.
3. مرحلة الكتابة.
4. مرحلة المراجعة.

 كما أن إعداد وكتابة التقارير تتطلب مهارات في كاتب التقرير تساعد على زيادة فاعلية التقرير مثل: 

1. القدرة على التفكير المنطقي.
2. القدرة على الاستنتاج والربط بين الأمور.
3. القدرة على التعبير والصياغة واختيار الألفاظ والتعبيرات المناسبة.
4. التمكن من قواعد اللغة والإملاء.

لا شك أن غياب هذه المهارات وعدم تنميتها لدى الأشخاص الذين تتطلب طبيعة عملهم كتابة تقارير كثيرة قد يؤدي إلى فشل الفرد في أداء عمله وفشل العمل أيضاً، فقد تكون الفكرة صائبة أو التوصية صحيحة أو الاقتراح في مكانه المناسب ويحقق الكثير من الفوائد للمنشأة، إلا أن عدم القدرة على التعبير السليم والمقنع قد يحول دون موافقة القارئ عليه والأخذ به، بالإضافة إلى فقد قيمة البيانات والمعلومات التي يسعى الكاتب أن ينقلها خلال كتابة التقارير، والتركيز على  إشباع احتياجات القارئ من التقارير وتوقعاته ومخاطبة اهتمامه، كلما زادت فرصة نجاح التقرير كوسيلة اتصال، فالقارئ عنصر أساسي ومهم يجب أن يدرس بعناية قبل البدء في إعداد التقرير، كما يجب أن تدرس ملاحظاته وردود فعله أثناء وبعد إعداد التقرير.

المراجع

• معهد البحرين للتدريب، إعداد وكتابة المراسلات والتقارير، صفحة 1. بتصرّف.
• مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية (2015)، دليل كتابة التقارير، فلسطين: مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية، صفحة 15، 16، 17. بتصرّف.
• التوجيه الفني العام للعلوم (2014 - 2015)، مهارة كتابة التقارير، الكويت: التوجيه الفني العام للعلوم، صفحة 4. بتصرّف.

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي