كتابة التقارير وأهميتها في دراسة الماجستير والدكتوراه

التقارير هي وسيلة أساسية لتبادل المعلومات، وقد يجد البعض صعوبة كبيرة في كتابة تقارير جيدة وخاصة في بداية الحياة العملية أو أثناء الدراسة الأكاديمية، كتابة التقارير تتشابه كثيرا مع كتابة البحث العلمي من حيث المكونات الرئيسية، هناك الكثير من المميزات في التقارير المكتوبة التي تجعلها وسيلة اتصال مناسبة في جميع الأوقات فمثلا التقرير المكتوب يمكن توزيعه على أكثر من شخص وبالتالي يمكننا من نقل المعلومة لمجموعة من الأشخاص الذين قد يكونوا متواجدين في أماكن مختلفة وتوقيت عملهم مختلف، كذلك يمكن الرجوع إلى التقرير في أي وقت ويمكن من استرجاع المعلومات في حال نسيان معلومة معينة.

كل تقرير يختلف عن الآخر حسب نوع الدراسة أو البحث المطلوب، ومن هنا تأتي الحاجة إلى التعرف بماهية التقرير فالتقرير عبارة عن وثيقة مهنية تتضمن دراسة مشكلة أو أزمة أو مسألة متعلقة بنقل المعلومات وبيانات ونتائج هدفهما تقديم أفكار وتوصيات مترتبة على هذه الدراسة، ويجب أن تتوفر في التقارير قواعد أساسية تتحكم في عملية الكتابة هي الدقة والوضوح والإيجاز، وللتقارير عدة أنواع فهناك تقارير تفصل من ناحية زمنية كتقارير دورية وهذا النوع من التقارير يغطي فترة زمنية ثابتة من الزمن كرفع التقارير الإدارية والمالية إلى احدى المؤسسات أو الوزارات وهذه تتنوع من تقارير يومية إلى أسبوعية فشهرية فربع سنوية ... إلخ.

وهناك تقارير من ناحية التوجيه التي تكون موجهة لجهات من خارج المؤسسة إما للجهات المانحة أو الرقابة الحكومية، وتبرز خصائص التقرير الجيد السبب من وراء كتابة التقرير، الهدف الذي سيحققه وإيجاز كتابة التقرير فكلما كان مختصرا أكثر، كلما كان أكثر شمولية لما ترغب في توصيله، وفي التقرير يجب مراعاة الدقة في نقل البيانات فيعتبر عامل أساسي للحكم على مدى جودة هذا التقرير ويدل بطريقة أو أخرى على كفاءة معد وكاتب التقرير ويعتقد البعض أن الإسهاب بالتقرير يعكس مدى أهميته ولكن العبرة من التقرير هو الفائدة لا زيادة الكلمات، والقدرة على الاقناع فكلما ما كان التقرير مقنعا كلما ما كانت جودته أعلى.

يعتبر أسلوب العرض عاملا مهما في الحكم على جودة ودقة التقرير وهذا يساعد بشكل مباشر على تسهيل القراءة والاستفادة للمرسل إليه، ولذا يجب أن يكون التقرير ودي وشيق وبالرغم من أن التقرير وثيقة مهنية إلا انه يجب كتابته بأسلوب شيق يجذب فكر القارئ ويدفعه لمتابعة القراءة، يجب أن يكون التقرير موضوعي بحيث يكتب بعيدا عن كل ما هو شخصي عند عرض الدراسة أو الموضوع من حقائق ونتائج وعدم وضع الرأي الشخصي في الموضوع.

هناك اطار عام لكتابة التقارير فهناك صفحة العنوان التي يوضح فيها رقم التقرير وأسماء مقدمي التقرير وعدد صفحاته والتاريخ ثم الجهة أو الشخص الذي سيوجه أليها التقارير والجهة المرسل، ومن ثم المحتويات وهنا توضح الأقسام والموضوعات المختلفة وقائمة من الجداول والرسومات البيانية والتوجيهية وأماكنها، وفي مقدمة التقرير بالإمكان الكتابة عن الدراسة أو الجهة ومدة انجازها أي يجب ان يعطي صورة كاملة على الوضع العام الذي يعد التقرير من أجله.

مع تحيات: المنارة للاستشارات لمساعدة الباحثين وطلبة الدراسات العليا - أنموذج البحث العلمي